📘 ESI CRM — Handbuch

Alle Anwendungsfälle, Schritt für Schritt · mit Bild & Direktlink · Stand automatisch aktuell

🚀 CRM öffnen 🎬 2-Min-Onboarding-Tour 🎬 3 Detail-Demos (je 30 Sek.) 📱 Apps & Installation 🌙 Dunkel

Neu hier? Der erste Rundgang zeigt dir, wo das Handbuch liegt und wie du meldest, wenn etwas fehlt.

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1. Anmelden — dein Einstieg

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Die Adresse für alles: crm.offlinehumanmode.com/business — Login, alle Funktionen, Handbuch und Tour hängen dort dran. Das ist der einzige Link, den du weitergeben musst.

1. Firmen-Kennung: immer klein geschrieben, z. B. exitstrategy. Sie steht auf deiner Einladung.
2. Mit Passwort: Kennung + E-Mail + Passwort. Beim ersten Mal ist es das Einmal-Passwort aus deiner Einladung — bitte sofort ändern.
3. 🔑 Passwort ändern: oben rechts auf 👤 drücken, dann „👤 Mein Profil“ → „🔑 Passwort ändern“. Erst das alte Passwort, dann das neue mit mindestens 10 Zeichen.
4. Oder „🔓 Mit OHM anmelden": nutzt dein OHM-Konto von app.offlinehumanmode.com ohne Passwort. Voraussetzung: ein Admin deiner Firma hat dich vorher eingeladen. Gehörst du zu mehreren Firmen, fragt das CRM, in welche du willst.

Bild: Login-Bildschirm

▶ Zum Login

↳ 🎬 Führungen — und wie du mitten drin sagst, was fehlt

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Jedes 🎬 in diesem Handbuch startet eine Führung: ein kleiner Kasten unten rechts erklärt Schritt für Schritt und drückt, wo es ungefährlich ist, selbst. Jeder Schritt hat zwei Knöpfe direkt im Kasten:

• ✏️ Change Request senden — ein Satz genügt. Die Station („Schritt 3 von 5") hängt sich von selbst dazu, und die Führung läuft danach genau hier weiter. Kein Herausspringen, kein Neustart.
• 🎤 erzählen — einmal drücken startet die Aufnahme, noch einmal beendet sie (höchstens zwei Minuten). Der Ton liegt sofort am Ticket, der Wortlaut folgt in wenigen Minuten — verwandelt auf unserem eigenen Server, nichts verlässt unsere Infrastruktur.

Wo es landet: Bei einer Ticket-Führung im Ticket selbst, im Kasten „🎬 Aus Führungen gemeldet" (jede Meldung mit Station, Sprachnotizen mit ▶️ anhören). Bei einer Handbuch-Führung sammelt ein eigenes Kapitel-Ticket unter 🎫 Tickets alle Meldungen zu diesem Kapitel.

▶️ Als Film ansehen zeigt dieselbe Führung als Film. Er beginnt mit einer Karte „Sie lernen: …". Eine ruhige Frauenstimme liest jeden Schritt auf Deutsch vor — du musst nur zuhören. Unter dem Film steht eine Leiste:

• CC schaltet die Untertitel ein oder aus. Daneben wählst du die Sprache: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Tschechisch, Slowakisch, Ungarisch, Norwegisch oder Polnisch.
• 🔊 / 🔇 schaltet die Stimme an oder stumm. Das CRM merkt sich deine Wahl für alle Filme. Die Untertitel bleiben dabei, wie sie sind.

↳ 🕘 Was ist neu? — der Versionsverlauf

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Oben in der Kopfzeile steht die Versionsnummer des CRM (z. B. v463, am Handy unten in der Schublade). Ein Klick darauf öffnet „🕘 Versionen — was sich geändert hat": je Version ein Satz pro Änderung, die gerade laufende Version ist schon aufgeklappt. „↗ ansehen" springt genau an die Stelle im CRM, an der du die Änderung siehst; „📐 Ticket" öffnet die Meldung dazu (nur bei Meldungen deiner eigenen Firma — Änderungen für andere Firmen stehen nur als Zahl da).

2. Eigene Firma anlegen & Team einladen

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1. Auf dem Login-Bildschirm „🏢 Neu hier? Firma anlegen" aufklappen.
2. Firmenname, Kurzkennung (slug), deine E-Mail + Passwort → „Firma anlegen + einloggen". Du bist sofort Admin deiner eigenen, vollständig isolierten Firma.
3. Tab Team → E-Mail + Rolle wählen → „+ Einladen". Ohne Passwort erzeugt das CRM ein Einmal-Passwort (einmalig angezeigt — weitergeben!).

Bild: Team-Tab

▶ Team öffnen

↳ 🎭 Rollen & Rechte — wer darf was?

Die Rolle ist die Stellschraube, die du beim Einladen setzt — sie entscheidet, was die Person sieht und tun darf. Für den Alltag reichen die fertigen Rollen unten. Brauchst du etwas dazwischen, legst du im Reiter 🏢 Firmendaten unter 🔑 Rollen & Rechte mit „＋ Neue Rolle" eine eigene an und hakst die einzelnen Rechte an; „🧮 Matrix — wer darf was" zeigt alle Rollen und Rechte als Tabelle. Änderungen wirken sofort für alle mit dieser Rolle. Die Rolle Administrator lässt sich nicht verändern.

Die 4 Rollen, die du im Alltag brauchst

Die fertigen Rollen im Überblick

Die restlichen Rollen sind für Spezialfälle — externe Partner, Kunden, Analysten. Du musst sie nicht kennen, um zu starten. Dazu kommen Rollen für eingeladene Kunden in Projekten (lesen, kommentieren, freigeben) und für den reinen Newsletter-Einstieg.

Rolle ändern oder Zugang entziehen

1. Rolle ändern: Tab Team → bei der Person die Rolle neu wählen. Wirkt, sobald sie sich das nächste Mal anmeldet.
2. Zugang entziehen: Person deaktivieren — Login sofort gesperrt, ihre Daten (Leads, Notizen, Belege) bleiben erhalten. Das ist der richtige Weg beim Ausscheiden, nicht das Löschen.
3. Vier-Augen bedenken: Nimmst du dem vorletzten Compliance Reviewer die Rolle, können keine Auszahlungen mehr freigegeben werden. Immer mindestens zwei vorhalten.

▶ Team öffnen

2b. 🏢 Firmendaten — sie stehen auf jeder Rechnung

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Im eigenen Reiter 🏢 Firmendaten — dieselben Felder stehen auch unten im Team-Reiter und unter 👤 Mein Profil → 🏢 Meine Firma (eine Quelle, keine Kopie: was du an einer Stelle änderst, steht überall). Der kürzeste Weg: Firmen-Umschalter öffnen → ✏️ Firmendaten bearbeiten →.

• Firmenname, wie er auf Dokumenten stehen soll, und die Rechtsform
• Anschrift: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land
• UID (die Umsatzsteuer-Nummer, auch USt-IdNr.), Firmenbuchnummer und -gericht, Steuernummer, Gläubiger-ID (für SEPA-Lastschriften)
• Vertreten durch, Telefon, E-Mail, Web
• 🏦 Bankverbindungen — so viele Konten, wie es gibt (Bezeichnung, IBAN, BIC, Bank). Eines ist das Standardkonto: es steht auf Rechnungen und Angeboten. Die IBAN wird beim Tippen geprüft („✓ Prüfsumme stimmt"), Bank und BIC füllen sich selbst. Gibt es mehr als ein Konto, wählst du beim Schreiben einer Rechnung unter „🏦 Konto auf der Rechnung", welches draufsteht.

Vor der ersten Rechnung ausfüllen. Diese Angaben erscheinen als Absender auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Fehlen sie, geht das Dokument ohne erkennbaren Aussteller raus — und ist für den Vorsteuerabzug des Kunden wertlos. Deshalb steht „Firmendaten eintragen“ als erster Punkt der Einrichtungs-Checkliste.

Ein falsch eingetragener Wert lässt sich auch wieder leeren — ein leeres Feld heißt hier „entfernen“, nicht „unverändert“.

↳ 👤 Mein Profil → 🏢 Meine Firma

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Oben rechts öffnet 👤 dein Profil. Ganz oben zwei Schalter: „👤 Mein Profil" (Name, Telefon, Signatur, „🔑 Passwort ändern") und „🏢 Meine Firma" — dort stehen dieselben Firmendaten wie im Reiter 🏢 Firmendaten, samt Bankverbindungen.

Wer die Firma nicht verwalten darf, sieht unter „Meine Firma" nur Name, Anschrift und Telefon — keine Kontonummern. Ein falsches altes Passwort meldet „Aktuelles Passwort ist falsch", statt dich abzumelden.

3. Heute — das CRM sagt dir, was ansteht

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Der Start-Tab zeigt alles, was dich braucht: fällige Aufgaben, Wiedervorlagen, Entwürfe, Freigaben, offene Unterschriften. Jede Zeile ist antippbar. 🔊 Vorlesen liest dir diese Liste vor — direkt auf deinem Gerät, ohne fremden Dienst.

Bild: die Seite Heute

🤝 Beziehungen warm halten — ohne zu spammen

Gute Beziehungen kühlen ab, wenn man sich nicht meldet — aber niemand mag Kalender-Spam. Deshalb arbeitet das CRM mit Beziehungs-Tiers und erinnert dich nur in Heute (keine Push-Nachrichten, keine E-Mails an dich, und es wird niemals automatisch jemand angeschrieben):

1. Im Reiter Kunden & Leads (Leads = Interessenten) wählst du pro Kontakt eine Stufe: 🟢 Inner Circle (alle 7 Tage), 🔵 Aktiv (alle 30 Tage), 🟡 Warm (alle 90 Tage) oder ⚪ Archiv (nie erinnern). Ohne Auswahl passiert nichts — Warmhalten ist opt-in pro Kontakt. Die Rhythmen folgen der Beziehungsforschung (enge Kontakte wöchentlich, lose quartalsweise).
2. Ist ein Kontakt länger still als sein Rhythmus, erscheint er in Heute unter „🤝 Beziehungen pflegen". Dabei steht „letzter Kontakt vor X Tagen“. Die am längsten stillen stehen oben, höchstens fünf — damit es machbar bleibt.
3. Als „Kontakt" zählt jede erfasste Aktivität (📝 Notiz, Anruf, Termin). Nach dem Gespräch kurz eine Notiz setzen — der Zähler beginnt von vorn.
4. 🎁 Anlässe: Heute zeigt dir konkrete Anlässe, dich zu melden: Geburtstage der nächsten 7 Tage, dazu gewonnene Geschäfte (Deals), bezahlte Rechnungen und gelaufene Termine der letzten 7 Tage. So hast du einen echten Grund statt „wollte mich mal melden“. Den Geburtstag erfasst du direkt beim Lead-Anlegen (optionales Feld 🎂).
5. 💤 Schlafende Kontakte: Kontakte mit früher intensiver Historie (≥3 Aktivitäten), die seit über 6 Monaten still sind, tauchen automatisch auf — die Beziehungsforschung zeigt: Reaktivierung schlägt Kaltakquise, denn dort ist Vertrauen schon da.
6. 💬 KI-Entwurf: „💬 Entwurf" am Lead lässt das lokale Modell auf unserem eigenen Server aus deinen Notizen eine persönliche, give-first-Nachricht entwerfen (max. 80 Wörter, deine Daten verlassen den Server nicht). Du bearbeitest den Text frei — gesendet wird nur, wenn du sendest, niemals automatisch. Lokales Modell = 1–2 Min Wartezeit.
7. 📲 Ein-Klick-Senden: Im Entwurf-Fenster öffnen 🟢 WhatsApp / 🔵 Telegram / ✉️ E-Mail den jeweiligen Kanal mit dem fertigen Text — du drückst selbst auf Senden. Das CRM notiert die Aktivität, und der Warmhalte-Zähler startet neu.

Bild: überfällige Kontakte in Heute

▶ Heute öffnen ▶ Tiers im Leads-Tab setzen

4. ✨ Self-writing: Aus Anruf wird ein Lead

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Der Wow-Flow: Du tippst nichts ab — die KI schreibt den Entwurf, du bestätigst.

1. Tab Entwürfe → Anruf-Transkript oder Sprachnotiz einfügen → „✨ Entwurf erstellen".
2. Die KI erkennt: Name, E-Mail, Telefon, Interesse, Budget (💶), Folgetermin (📅), nächste Aktion (➡️) und ein Trust-Signal (🛡️).
3. „✓ Als Lead übernehmen" (Lead = Interessent) — Name ggf. kurz korrigieren, fertig. Bei erkanntem Termin legt das CRM automatisch die Nachfass-Aufgabe an.

Bild: Entwurf mit KI-Erkennung

▶ Entwürfe öffnen 🎬 Demo ansehen

5. Kontakte & die Kundenakte

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Der Tab heißt 👥 Kunden & Leads und enthält beides (Lead = Interessent): Interessenten und fertige Kunden. Der wichtigste Knopf jeder Zeile ist 📁 Kundenakte öffnen — ein Klick auf den Namen tut dasselbe.

➕ Neuen Kunden anlegen: oben im Reiter auf „➕ Lead anlegen“ drücken. Name und Kontaktdaten eintragen, dann speichern. Viele auf einmal holst du mit „📥 CSV-Kontakte importieren“ (CSV = eine Tabelle als Textdatei) oder „📱 VCF-Kontakte importieren“ herein.

Was in der Kundenakte steht

Fast alles zu einem Menschen. Die Akte ist in Abschnitte gegliedert, die sich auf- und zuklappen lassen; zugeklappt zeigt jeder Abschnitt bereits eine graue Vorschau seiner Werte und einen Zähler, damit man nicht suchen muss:

• 📋 Stammdaten — Anrede und Briefanrede getrennt („Herr“ ist etwas anderes als „du/Sie“), Name, beide Telefonnummern, Status, Geburtsdatum, Kundennummer.
• 🏠 Adresse — Straße, Hausnummer, Zusatz, PLZ, Ort, Land, Staatsbürgerschaft.
• 🔐 Datenherkunft / DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) — woher der Kontakt stammt und ob eine Einwilligung vorliegt. Das ist die Angabe, nach der im Ernstfall gefragt wird.
• 🏦 Bankverbindung — so viele Konten, wie der Kunde hat, eines davon Standard. Verschlüsselt gespeichert, die IBAN steht verdeckt; 👁 Anzeigen deckt alle auf (das steht im Verlauf), 🙈 Wieder verdecken schließt sie. Jede Änderung gilt sofort — ohne extra Speichern. Nur für Administratoren und wer Partner verwalten darf.
• 👤 Beziehungen — Ehepartner, Kind, Firmenpartner. Beidseitig sichtbar, und „👤 öffnen“ springt direkt zur anderen Akte.
• 📄 Verträge — alle Verträge dieses Kunden, mit Weg in die firmenweite Liste.
• 📎 Dokumente & Legitimation — Reisepass, Personalausweis, Verträge. Mit Art, Fassung und Stand; eine falsch abgelegte Datei lässt sich einzeln entfernen.
• 🕘 Verlauf (nur Admin) — wer wann welches Feld geändert hat.

Rollen-gestaffelt: ein Tippgeber sieht nur die Stammdaten, ein Berater zusätzlich Adresse, Verträge, Dokumente und Beziehungen, ein Administrator dazu die Bankverbindung und den Verlauf. Sensible Abschnitte werden für niedrigere Rollen nicht nur zugeklappt, sondern gar nicht erst geladen.

Die Abkürzungen in der Zeile

• 📝 Notiz — Gesprächsnotiz an den Kontakt heften.
• 📅 Aufgabe — „Nachfassen: <Name>“ mit Fälligkeit → erscheint unter Aufgaben und in Heute.
• ⏱️ Zeit — Zeiterfassung, die sich zu einer Sammelrechnung bündeln lässt.
• 📎 Dok — Dokument hinzufügen: ein Formular mit sichtbarer Auswahl der Dokumentart, Datei ODER Link, Ablaufdatum und Kündigungsfrist. Gleicher Name = neue Fassung, die alte bleibt als Historie.
• 🗑️ DSGVO-Löschung — Recht auf Vergessenwerden (Art. 17). Fragt den Namen zur Sicherheit ab. Gibt es aufbewahrungspflichtige Belege, wird anonymisiert statt gelöscht; das Persönliche geht in beiden Fällen weg — samt der hochgeladenen Dateien.
• 📥 CSV importieren (CSV = eine Tabelle als Textdatei) — Kopfzeile name,email,phone,interest, eine Zeile pro Kontakt.

Suchen statt scrollen: über der Liste steht ein Suchfeld, das Name, E-Mail und Telefon durchsucht. Findet es nichts, sagt es das — statt eine leere Liste zu zeigen.

Wenn zwei gleichzeitig arbeiten: speichert jemand anderes denselben Kontakt, während du ihn offen hast, wird deine Eingabe nicht stillschweigend drübergeschrieben. Das CRM meldet den Konflikt und nennt die betroffenen Felder.

↳ 🪪 Visitenkarte abfotografieren & 🧭 7D-Bild

• 🪪 Karte (neben „➕ Lead anlegen", bei Partnern in der Überschrift): Visitenkarte oder Bildschirmfoto abfotografieren — das CRM liest Name, Telefon und E-Mail, auch mehrere Personen auf einem Bild. Ein Bildschirmfoto geht auch mit Strg+V in Heute, Partner oder Kunden & Leads.
• Die erkannten Kontakte stehen zuerst als Vorschlag in Heute unter „🪪 N neue Kontakte prüfen": ändern, als Partner, Lead oder Kunde einordnen, ✅ Bestätigen oder ✕ Verwerfen. Erst mit ✅ stehen sie in den Listen. Gibt es den Kontakt schon, wird er ergänzt statt doppelt angelegt.
• 🧭 7D-Bild ganz oben in jeder Kunden- und Partner-Akte (zugeklappt, ein Klick auf die Überschrift öffnet es): was der Kontakt bietet, wen er kennt, was er sucht — in sieben Kästchen mit Schlagworten. In Heute findest du daneben „🎤 Nach dem Treffen" (erzählen statt tippen) und „🧭 Mein 7D-Bild".

↳ 📤 Kontakt in eine andere eigene Firma übertragen

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Gehörst du zu mehreren Firmen (z. B. Holding und Tochter), wandert ein Kontakt mit einem Klick hinüber: Kundenakte öffnen → Abschnitt 📋 Stammdaten → „📤 In andere Firma übertragen / kopieren" → Ziel-Firma wählen.

• 🚚 Übertragen legt den Kontakt dort an und stellt ihn hier ins Archiv — mit Vermerk, wohin er gegangen ist. „Entarchivieren" holt ihn zurück.
• 📤 Kopieren behält ihn in beiden Firmen.
• Mit gehen Name, Kontaktdaten, Adresse, Geburtstag und Notizen. Nicht mit gehen Einwilligungen und Bankverbindungen — die gibt der Kunde jeder Firma selbst.
• Voraussetzung: du hast in der Ziel-Firma ein eigenes Konto und darfst dort Kontakte anlegen. Gibt es den Kontakt dort schon, sagt das CRM es, statt eine Dublette anzulegen.

6. Partner, KYC & Lizenz

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1. Tab Partner → anlegen (Tippgeber, Makler, Bauträger …). Jeder Partner bekommt ein 🛡️ Trust-Signal.
2. „KYC starten" (KYC = Identitätsprüfung) → Prüfung läuft; Freigabe braucht zwei verschiedene Prüfer.
3. „Lizenz prüfen" (nur Nicht-Tippgeber): erst mit verifizierter Lizenz wird ein Partner canBroker.

▶ Partner öffnen

7. Pipeline (Deals)

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Die Pipeline (deine Verkaufschancen als Liste) zeigt jede Chance mit Wert und Stufe: Offen → Angebot → Verhandlung → Gewonnen/Verloren. Die Summen (offen/gewonnen, Win-Rate) siehst du unter Berichte.

▶ Pipeline öffnen

8. 📆 Termine: Buchungslink & Stream-Raum

🎬 Vorführen lassen — ich drücke, du schaust zu ▶️ Als Film ansehen🗓️ Terminfindung mit mehreren — vorführen ▶️ Terminfindung als Film

Wie Calendly — aber souverän und mit Video-Raum inklusive:

1. Tab Termine → Titel + Dauer + Treffpunkt (🎥 OHM Stream-Raum = automatischer Meeting-Link) → „+ Buchungslink erzeugen".
2. Link per Teams/WhatsApp/E-Mail senden. Der Gast wählt ohne Login eine freie Zeit (das CRM schlägt nur freie Slots vor).
3. Nach Bestätigung: ein Klick verbindet beide im Stream-Raum. Danach: „📋 Feedback" erfasst das Ergebnis als Aktivität.

Bild: Gast bucht & erhält den Raum-Link

▶ Termine öffnen 🎬 Demo ansehen

↳ 📅 Meine Kalender — das CRM bündelt sie und findet freie Zeiten

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Du führst mehrere Kalender (privat, Verein, zweites Geschäft)? Trag sie im Tab Termine unter „📅 Meine Kalender" ein — danach gilt überall dieselbe Wahrheit:

1. Adresse einfügen: „＋ Frei/Belegt-Adresse (ICS) hinzufügen" → Name (nur für dich) + Adresse. Wo sie steht: Google Einstellungen → Kalender → „Privatadresse im iCal-Format" · Outlook Einstellungen → Kalender → Freigegebene Kalender → „Kalender veröffentlichen" → „Kann sehen, wann ich beschäftigt bin" → ICS-Link · Apple iCloud Kalender teilen → „Öffentlicher Kalender" · Nextcloud Teilen → Link. webcal:// geht auch. Geprüft wird sofort beim Eintragen — eine falsche Adresse wird gleich gemeldet.
2. Was gelesen wird: nur „frei" oder „belegt" — nie Titel, nie Inhalte. Die Adresse selbst ist das Geheimnis: sie liegt verschlüsselt, wird nie wieder angezeigt und verlässt den Server nicht.
3. Terminfindung: „🔍 Frei/Belegt prüfen" prüft jetzt CRM-Termine und alle hinterlegten Kalender der angehakten Mitarbeiter — deine eigenen immer mit. Bei dir steht der Kalender-Name dabei („belegt bei dir (Privat)"), bei Kollegen nur „belegt". Nur du siehst deine Kalender-Namen.
4. Buchungslink: der Gast bekommt nur Zeiten angeboten, die überall frei sind — auch „Anderer Wunschtermin" wird auf eine belegte Zeit neutral abgelehnt. Der Gast sieht nie, warum eine Zeit fehlt.
5. Google-/Microsoft-Konto direkt verbinden (ohne ICS-Adresse) ist vorbereitet; die Knöpfe werden aktiv, sobald der Betreiber die Zugangsdaten (Client-ID) hinterlegt hat — bis dahin steht ehrlich „Einrichtung durch Betreiber nötig".

9. 🧾 Rechnung, Zahlung & Freigabe

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1. Tab Rechnungen → Kunde + Positionen (Beschreibung; Menge; Preis) → Summe + MwSt rechnet das CRM.
2. Optional „Zahlbar an": IBAN oder Krypto-Wallet-Adresse — erscheint auf der Rechnung.
3. „🧾 Öffnen" → Kunden-Link (druckbar als PDF). „💶 Zahlung" → Eingang erfassen (Bank/Krypto/Bar, Teilzahlungen möglich).
4. Vollständig gedeckt → Status „Bezahlt" + Hinweis: Leistung kann freigegeben werden — du gibst frei, nie das System.

Bild: Rechnung mit erfassten Zahlungen

▶ Rechnungen öffnen 🎬 Demo ansehen

📄 Angebote → Annahme → Geschäft → Rechnung

1. Im Rechnungen-Tab „Angebot erstellen" — Positionen wie bei einer Rechnung (Beschreibung; Menge; Preis), Summe + MwSt rechnet das CRM.
2. Dein Kunde bekommt einen Annahme-Link (ohne Login). Klickt er „Annehmen", entsteht automatisch ein Deal (ein Geschäft in der Stufe Verhandlung) in deiner Pipeline (der Liste deiner Verkaufschancen) — samt Kommentar des Kunden.
3. Ein Klick auf „→ In Rechnung umwandeln" macht 1:1 die Rechnung mit denselben Positionen (nur einmal möglich, damit keine Doppel-Rechnung entsteht).

▶ Angebote öffnen

📥 E-Rechnung (XRechnung 3.0)

Jede Rechnung lässt sich als maschinenlesbare E-Rechnung im Standard XRechnung 3.0 (UBL-XML) exportieren — Pflicht im Behörden-Geschäft (B2G) und beim B2B-Empfang. Dein Steuerbüro oder Kunde liest sie automatisch ein, kein Abtippen. Abruf pro Rechnung über den E-Rechnung-Export.

▶ Rechnungen öffnen

⏱️ Erfasste Zeiten in die Rechnung

Wie man Zeiten erfasst (Stoppuhr, Meine Zeiten, Woche abgeben), steht im Kapitel ⏱️ Zeiterfassung. Hier nur der Weg in die Rechnung:

1. Von Hand: Rechnung erstellen → Kunde wählen → „⏱️ offene Zeiten holen". Jede noch nicht verrechnete Zeit dieses Kunden (auch aus seinen Projekten) wird eine Position — Minuten genau wie erfasst, mit dem festgehaltenen Stundensatz. Belege mit dem Haken „an den Kunden weiterverrechnen" kommen ebenfalls mit.
2. Automatisch: Auslöser „Monatlich: erfasste Zeiten" im Rechnungen-Tab. Am 1. jedes Monats entsteht je Kunde EINE Sammelrechnung für den abgeschlossenen Vormonat — nie für den laufenden.
3. Verrechnete Zeiten tragen 🔒 und werden nie doppelt verrechnet. Wird die Rechnung storniert, sind sie wieder frei. Der Kunde sieht an seiner Rechnung einen Tätigkeitsnachweis (nur Tag, Dauer, Tätigkeit).

▶ Rechnungen öffnen

📑 Ablaufdatum & Kündigungsfrist an Dokumenten

Beim Hinterlegen eines Dokuments am Lead (📎 Dok) kannst du ein Ablaufdatum und eine Kündigungsfrist angeben. Heute warnt rechtzeitig (≤ 60 Tage vor Ablauf bzw. vor Ende der Kündigungsfrist) — so verpasst du keine Verlängerung und keinen Kündigungstermin mehr.

▶ Heute öffnen

📣 LinkedIn-Post-Entwürfe bei Erfolgen

Gewinnst du einen Deal, schlägt Heute einen fertigen LinkedIn-Post-Entwurf vor — entworfen vom lokalen Modell auf unserem Server, anonymisiert (keine echten Kundennamen). Du bearbeitest ihn frei und postest selbst — nie automatisch. So wird aus jedem Erfolg sichtbare Reichweite, ohne Extra-Aufwand.

▶ Heute öffnen

10. ⚙️ Automatische Rechnung & Mahnwesen

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1. Tab Rechnungen, Karte „⚙️ Automatische Rechnungsstellung": Auslöser wählen — bei bestätigtem Termin oder bei erledigter abrechenbarer Aufgabe (Standard: aus).
2. Eigenen SMTP-Server der Firma (den Postausgang deines Mail-Anbieters) hinterlegen (Host, Port, Benutzer, Passwort — das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt). „✉️ Test-Mail" prüft die Verbindung sofort.
3. Danach entstehen Rechnungen automatisch (stündlich, oder sofort per „▶️ Jetzt ausführen") und gehen per Mail an den Kunden — von eurer Absenderadresse.
4. Mahnwesen: Häkchen setzen + Mahnstufen in Tagen (z.B. 7,14,30). Überfällige Rechnungen bekommen automatisch eskalierende Erinnerungen (freundlich → 2. Mahnung → letzte Mahnung) — jede Stufe nur einmal. Verlauf je Rechnung: Button „📮 Mahnungen".

▶ Einstellungen öffnen

11. 🏦 Kontoauszug-Import (Zahlungsabgleich)

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1. Tab Rechnungen → „🏦 Kontoauszug importieren": die Export-Datei deiner Bank hochladen. Kein Bank-Login nötig — nur die Datei.
2. Formate: Das CRM erkennt am Dateiaufbau, was du hochlädst, und sagt es dir: „🔎 Erkannt: Bank Austria …“. Es kennt Bank Austria, Easybank, Wise, AMEX und MT940 (ein Bank-Dateiformat). Dazu jede Tabelle mit Datum und Betrag (CSV — eine Tabelle als Textdatei). Eine unbekannte Datei wird ehrlich als „Format nicht erkannt" mit der Kopfzeile gemeldet, nichts wird geraten. Bei AMEX zählen nur Gutschriften als Eingang (Kartenbelastungen sind keine Zahlungen an dich).
3. Das CRM ordnet Zahlungen automatisch zu, wenn Betrag passt und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht → Rechnung springt auf „Bezahlt".
4. Unklare Buchungen landen in einer Prüfliste mit Vorschlägen — ein Klick ordnet sie manuell zu.
5. Selbst abholen statt hochladen: Revolut (Tarif „Grow") und Wise holen ihre Eingänge auf Knopfdruck selbst — Schlüssel einmal hinterlegen (verschlüsselt unter 🔑 Zugänge → 🔌 Schnittstellen), dann „Verbindung prüfen" und „Umsätze holen". Bei Wise braucht der Kontoauszug in AT/DE eine Signatur (SCA): der öffentliche Schlüssel kommt zu Wise („Manage public keys"), der private ins CRM. Es läuft nichts von selbst.
6. Welche Wege es sonst gibt: Knopf „🏦 Welche Wege gibt es …" zeigt die ehrliche Liste: Bank Austria und Easybank gingen direkt nur über einen PSD2-Vermittler (einen zugelassenen Bank-Datendienst) — der steht auf der Roadmap; mit „🙋 Ich will das" merkst du dich vor und wirst benachrichtigt, wenn er gebaut ist. RedDotPay ist ein Kartenzahlungs-Anbieter ohne öffentliche Kontoauszugs-Schnittstelle: die Auszahlungs-Abrechnung bekommt ein eigenes Import-Profil, sobald eine Musterdatei vorliegt.

▶ Rechnungen öffnen

12. 📸 Belege fotografieren & zuordnen

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1. Tab Belege (für alle Mitarbeitenden & Gesellschafter sichtbar): Beleg abfotografieren (Kamera öffnet direkt am Handy) oder Bild hochladen — das Foto wird automatisch verkleinert.
2. 🔍 OCR (Texterkennung) liest den Beleg automatisch aus — Händler, Betrag, Währung, Datum und USt-Satz, in jeder Sprache (auch ausländische Belege). Das OCR läuft souverän auf unserem eigenen Server (lokales Vision-Modell) — deine Belegdaten verlassen den Server nicht. Eigene Eingaben haben immer Vorrang; OCR füllt nur, was du leer gelassen hast. Das CRM clustert automatisch (Fahrtkosten, Bewirtung, Büro, IT, Miete, Material …) und schlägt einen Kunden bzw. ein Projekt vor.
3. ⏳ Im Hintergrund: Das Foto ist sofort hochgeladen; das Auslesen läuft in einer Warteschlange (Status „⏳ OCR läuft…", Liste aktualisiert sich selbst). Du kannst weiterarbeiten oder die App schließen.
4. 🔎 Prüfliste mit Seite-an-Seite-Ansicht: „🔎 Prüfen" zeigt links das Foto, rechts die ausgelesenen Felder zum Korrigieren — ein Klick bestätigt. Belege, die das System mit mindestens 95 % Sicherheit erkannt hat, stehen nicht mehr in der Prüfliste („✓ Sicher erkannt", auf Wunsch einblendbar). Mit „✓✓ Alle sicheren bestätigen" übernimmst du sie auf einmal.
5. 🌍 Fremdwährung: Belege in USD, CHF, TRY … werden per EZB-Tageskurs in EUR umgerechnet — der Kurs wird als dokumentierter Snapshot am Beleg gespeichert (nachvollziehbar fürs Steuerbüro). Ist gerade kein Kurs verfügbar, zeigt die Liste „⚠️ Kurs fehlt" und der Beleg zählt erst nach Umrechnung.
6. Vorschlag prüfen, ggf. Kategorie/Zuordnung ändern → „✓ Bestätigen". Erst bestätigte Belege zählen — Kategorie „Privat" bleibt immer außen vor.
7. Bestätigte Belege fließen automatisch in die GuV (Ausgabenseite) und in den „📥 Ausgaben-CSV"-Export (eine Tabelle als Textdatei) fürs Steuerbüro.

Bild: fotografierte Belege mit automatischem Kategorie- & Kunden-Vorschlag

▶ Belege öffnen

12b. 📥 Eingangsrechnungen — der Zahl-Autopilot

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Im Reiter 🧾 Belege bringt dich der Knopf „📥 Zu den Eingangsrechnungen" ganz oben direkt zum Abschnitt (am Handy liegt er sonst weit unten). Dort: Rechnungstext einfügen (aus E-Mail oder Scan) — das CRM erkennt Betrag, IBAN, Skonto, Fälligkeit und Bestellnummer selbst (Deutsch, Englisch, Ungarisch — auch 1 567 900 Ft ohne Nachkommastellen und gescannte Texte ohne Akzente) und prüft gegen deine Bestellliste.

• 🟢 Ampel: Bestellung gefunden + zahlbar = grün · fast sicher = gelb (1 Klick) · unklar = rot mit Klär-Formular — die Ampel nennt immer ihren Grund.
• 💶 Skonto automatisch — aber nur, wenn die Frist sicher ist: aus „2 % innerhalb 10 Tagen" plus Rechnungsdatum, oder aus einem klaren Skonto-Datum. Zahltermin = Skontofrist, Zahlbetrag = Betrag − Skonto, die Ersparnis steht in Euro dabei. Fehlt das Rechnungsdatum, wird nichts abgezogen — lieber voll zahlen als zu wenig.
• 🏦 EIN Zahllauf statt 1000 Überweisungen: Knopfdruck macht aus allen Grünen eine SEPA-Sammeldatei (pain.001) — im Online-Banking hochladen, EINMAL freigeben. Funktioniert mit jeder Bank, die SEPA-Dateien annimmt (z.B. Fio banka direkt per API).
• ⚠️ Nur Euro in der Datei: Eine SEPA-Sammelüberweisung kann nur Euro. Rechnungen in Forint, Dollar oder anderer Währung bleiben grün, kommen aber nicht in die Datei. Danach zeigt dir ein Kasten mit Namen, welche draußen geblieben sind — die zahlst du extra. Nichts geht still verloren.
• 📋 Bestellliste: einmal als CSV (Tabelle als Textdatei) aus Excel (nummer;lieferant;betrag;datum) — Doppelte werden übersprungen.
• ⚡ Revolut-Vollautomatik: vorbereitet — kommt mit Einzel-/Tageslimit und Not-Aus, sobald die Revolut-Anbindung (Kapitel Kontoauszug) hinterlegt ist.

Gezahlt wird nie ohne dich: Das CRM bewegt kein Geld — es bereitet vor, du gibst in der Bank frei.

Warum so vorsichtig beim Skonto? Ein Abzug, dessen Frist schon vorbei ist, ist eine Unterzahlung — der Lieferant mahnt, du zahlst nach, und bei 1000 Rechnungen merkt das niemand rechtzeitig. Deshalb rechnet das CRM Skonto nur mit belegter Frist.

13. 📦 Inventar & Einkauf

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1. Tab Inventar: Produkte mit Einheit, Meldebestand und Preisen anlegen.
2. Einkauf erfassen (Lieferant + Positionen) → „✓ Wareneingang" bucht den Bestand automatisch hoch.
3. Rechnungspositionen mit Produktbezug buchen den Bestand runter. Fällt er unter den Meldebestand: „Nachbestellen!"-Warnung.
4. Erhaltene Einkäufe zählen automatisch als Ausgaben in der GuV (Gewinn- und Verlustrechnung).

▶ Inventar öffnen

13b. 📄 Verträge & Courtage

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Der Verträge-Tab zeigt alle Verträge der Firma, quer über alle Kunden. Jede Zeile nennt den Kunden beim Namen, und „👤 Kunde öffnen“ springt in seine Akte. Umgekehrt führt aus der Akte ein Weg in die firmenweite Liste.

• Statusfilter — aufrecht, Angebot, oder ⛔ nur stornierte. Stornierte Verträge verschwinden nicht, sie sind über diesen Filter erreichbar.
• 💶 Courtage (die Vermittlungsprovision) — verknüpft einen Vertrag mit einem Kooperationspartner und dessen Tarifgruppe. Beides wählt man über den Namen; die Tarifgruppen werden nach der Partnerwahl nachgeladen, weil sie am Partner hängen.
• 💶 Tarife je Kooperationspartner — die Courtage-Sätze, gegen die abgerechnet wird.

Die Soll-Ist-Übersicht (was einem Partner zusteht gegen das, was er bekommen hat) steht nicht hier, sondern ganz oben im Provisionen-Tab — dort, wo man sie sucht.

14. Provision & Auszahlung (Vier-Augen)

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Zwei Schritte, zwei Reiter — in dieser Reihenfolge:

1. Provisionen: Empfänger über den Namen wählen (die Vorschlagsliste füllt sich selbst), Basisbetrag und Satz eintragen → berechnen → freigeben. Ganz oben in diesem Tab steht die 📊 Soll-Ist-Übersicht.
2. Auszahlungen: eine freigegebene Provision aus der Liste wählen — sie ist mit Betrag, Empfänger und Art beschriftet. Ist die Liste leer, fehlt Schritt 1.

🛡️ Prüfen zeigt vorab, wie weit Identitätsprüfung (KYC), Vertrauens-Signal und Vier-Augen-Freigabe sind. Die Freigabe braucht zwei verschiedene Compliance-Reviewer — eine Person allein kann nicht beide Schritte zeichnen.

Das CRM bewegt kein Geld. Es dokumentiert die Freigabe; überwiesen wird außerhalb.

↳ 📄 Vertrag anlegen — zwei Wege, EIN Formular

Ein Vertrag gehört immer zu einem Kunden. Anlegen kannst du ihn von zwei Seiten aus — am Ende öffnet sich immer dasselbe große Vertragsformular mit allen Provisions-Feldern und der Live-€-Vorschau:

1. Aus der Kundenakte (Reiter Kontakte → Kunde öffnen → Abschnitt Verträge → + Vertrag anlegen) — der Kunde steht schon fest, Partner und Tippgeber wählst du im Formular.
2. Aus der Partner-Akte (Reiter Partner → Partner öffnen → Abschnitt Verträge → ＋ Vertrag anlegen) — hier kommt zuerst Schritt 1: Kunde wählen: eintippen, Vorschläge mit Kundennummer erscheinen, auswählen, Weiter. Der Partner ist im Formular dann schon als Abrechnungspartner eingetragen (von ihm kommt die Provision). Gibt es den Kunden noch nicht, sagt dir der Dialog ehrlich: erst im Reiter Kontakte anlegen.

Interessent wird Kunde — von selbst: Du kannst auch einen Interessenten (Lead) wählen. Mit dem ersten Vertrag stuft das CRM ihn automatisch zum Kunden hoch: Status → „kunde“, die Kundennummer wird vergeben, und eine Notiz in der Akte hält fest, wann und wodurch das passiert ist. Kein Umtragen von Hand mehr.

↳ 🆕 Zwei Provisions-Arten — Erhalten & Zahlbar

Seit August 2026 kennt jeder Vertrag zwei Provisionen — damit nie unklar ist, wer wem was zahlt und wovon gerechnet wird:

1. Erhaltene Provision — was der Anbieter/Bauträger/Versicherer an eure Firma zahlt: % vom Netto-Kaufpreis bzw. der Prämie. Beispiel: 18 % von 250.000 € = 45.000 €.
2. Zahlbare Provision — was eure Firma an den Tippgeber/Vermittler weitergibt. Die Basis wählst du im Vertragsformular: % von eurer erhaltenen Provision (Beispiel: 10 % von 45.000 € = 4.500 €) oder % vom Kaufpreis (Beispiel: 3 % von 250.000 € = 7.500 €).

Bild: die Live-Vorschau im Vertragsformular — sie rechnet bei jeder Eingabe mit. Verbindlich rechnet der Server beim Speichern mit derselben Formel.

🔔 Das CRM passt von selbst auf: Ist ein Provisions-Eingang überfällig (Frist ab Notartermin, Tage einstellbar), erscheint er in Heute und bekommt automatisch (täglich 8:52) eine offene Aufgabe — genau EINE pro Vertrag, kein Spam. Die Nachfass-Mail bleibt dein Klick (Provisionen-Tab → ✉ nachfassen). Und sobald der Eingang bestätigt ist (Kontoauszug-Import oder „✓ erhalten“), bucht sich das Ist im Soll-Ist-Bericht von selbst. Fehlt einem Vertrag der Notartermin (und eine Fälligkeit), kann die Frist gar nicht laufen — Heute zeigt dafür die Karte „📜 Verträge ohne Notartermin“, und im Provisionen-Tab trägst du das Datum direkt in der Zeile nach. Und die Status-Kette läuft jetzt bis zum Ende durch: Bei „Erhalten“ entsteht die zahlbare Tippgeber-Provision automatisch als Entwurf (berechnen & freigeben bleibt bei dir, Vier-Augen unverändert), der Vertrag rückt auf „zahlbar“ — und sobald die Auszahlung abgerechnet ist, steht er von selbst auf „ausgezahlt“. Niemand tippt Beträge doppelt, und das Tippgeber-Portal zeigt endlich den echten Stand.

🧩 Verteilung auf mehrere Empfänger: Von eurer erhaltenen Provision (nach Steuern) können mehrere Empfänger anteilig bekommen — z. B. Tippgeber Seppi 50%, Overhead Petra 5%, Rest 45% bei euch. Die Sätze sind frei; der Firmen-Standard (Rechnungen-Tab → 🧩 Provisions-Verteilung) füllt jeden neuen Vertrag vor. Kommt die Provision über einen Vermittler (Kette Bauträger→Karox→ihr), trage die Vorstufe ein: Vermittler-Provision × euer Anteil-% ergibt automatisch eure erhaltene Provision. Bei „Erhalten“ entsteht für JEDEN Empfänger ein Auszahlungs-Entwurf.

Der Weg des Geldes (Status-Kette am Vertrag): Offen (wartet auf den Anbieter) → Erhalten (Geld ist auf dem Konto) → Zahlbar (jetzt darf der Tippgeber sein Geld bekommen) → Ausgezahlt. Den Stand siehst du im Provisionen-Tab unter 📥 Offene Provisions-Eingänge: dort kannst du per 📮 Nachfassen den Anbieter freundlich per Mail erinnern oder per ✓ erhalten den Eingang von Hand bestätigen. Der Kontoauszug-Import (Rechnungen-Tab) erkennt Provisions-Eingänge automatisch (Betrag + Vertragsnummer „#N“ oder Partnername im Verwendungszweck) und setzt den Vertrag selbstständig auf „Erhalten“.

Woher kommen die Prozentsätze? Drei Quellen, klare Rangfolge:

1. Der Vertrag selbst — seine %-Felder sind verbindlich für die Rechnung.
2. Tarif-Vorlagen je Partner (Verträge-Tab → 💶 Tarife, mit „Erhalten %“ und „Zahlbar %“) — sie befüllen das Vertragsformular vor, sobald du den Partner wählst.
3. Partner-Stammdaten (Tippgeber-/Makler-Provision % in der Akte) — reine Absprache-Notiz für die manuelle Provisionsanlage.

✍️ Deine Handeingabe gewinnt immer. Eine Tarif-Vorlage überschreibt nie, was du selbst eingetippt hast — und mit dem Häkchen „Beträge von Hand übersteuern“ frierst du deine Zahlen komplett ein (für Sonderdeals). Keine Über-Automatisierung.

▶ Provisionen öffnen

15. Kunden-Portal (auch für 60+)

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1. Tab Kunden → Nachricht/Dokument anlegen → Kunden-Ansicht wählen: 👵 Senioren-Modus (groß, nur 3 Aktionen: lesen · Dokument öffnen · unterschreiben) oder Standard.
2. Link per Teams/WhatsApp/SMS senden — kein Download, kein Login für den Kunden.
3. Der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm; Status (geöffnet/unterschrieben) siehst du im CRM und in Heute.

Bild: Senioren-Modus — bewusst nur das Nötigste

▶ Kunden öffnen

↳ 📨 Kunde antwortet direkt — kein Medienbruch

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Der Kunde kann auf demselben Link antworten, den du ihm geschickt hast: ohne App, ohne Login, mit einer großen Antwort-Box direkt unter der Nachricht. So reißt der Faden nicht in WhatsApp oder E-Mail ab.

1. Der Kunde tippt seine Antwort auf seiner Portal-Seite → sie landet im Reiter 📬 Kommunikation unter 📱 Kunden-App (fett = ungelesen). Alles zu E-Mail und internen Nachrichten steht im Kapitel 📬 Kommunikation.
2. Du öffnest den Gesprächsfaden, liest und antwortest zurück — der ganze Verlauf bleibt im CRM.
3. Ist der Kunden-Kontakt eine E-Mail, bekommt er automatisch eine Benachrichtigung mit dem Link (von eurer Absenderadresse). Sonst sieht er deine Antwort, sobald er den Link erneut öffnet.

▶ Posteingang öffnen

↳ 📁 Datentresor — großer Datei-Ordner für Kunden (Upload bis 30 GB)

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Muss dir ein Kunde große Dateien schicken (Videos, Scans, Fotos, Baupläne)? Dann gibst du ihm einen Upload-Ordner auf Zeit (einen Ordner, in den er Dateien hochlädt). Er braucht dafür kein Konto, und kein Postfach läuft über.

1. Tab 📁 Datentresor → „Ordner anlegen" (Kundenname, optional Kontakt, Größe bis 30 GB, Freitage — Standard 3). Du bekommst einen Link.
2. Link an den Kunden schicken. Er öffnet ihn im Browser, zieht Dateien hinein (mehrere gleichzeitig, mit Fortschrittsbalken) — kein Login, keine Installation. Ihr könnt beide herunterladen.
3. Automatische Löschung: Nach Ablauf der Freitage wird der Ordner samt allen Dateien endgültig gelöscht — außer du verlängerst ihn („⏱️ Verlängern"). So bleiben keine Altlasten liegen und die Speicherkosten unter Kontrolle.
4. Verlängerung ist der bezahlpflichtige Teil: du erfasst die Zahlung separat (das CRM bewegt kein Geld), das System merkt sich nur die zusätzlichen Tage.

Bild: der Kunde lädt hoch — läuft nach 3 Tagen automatisch ab

▶ Datentresor öffnen

↳ 📝 Notizen — wie Google Keep, nur verschlüsselt

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Schnelle Gedanken, Besprechungsnotizen, Projektideen — sofort festgehalten, sofort wiedergefunden, und niemand außer deinem Team kann sie lesen.

1. Tab 📝 Notizen: Titel/Text schreiben, optional Tags vergeben (z.B. SILAS) — Tags sind deine Notizbücher/Projekte und erscheinen als klickbare Chips.
2. 🔎 Suche findet sofort in Titel, Text und Tags — während du tippst, wie bei Google Keep.
3. 📌 Anpinnen hält Wichtiges oben, Farben (🟡🔵🟢🔴) gliedern visuell, „📂 Kopieren in…" legt eine Kopie der Notiz in ein anderes Projekt-Notizbuch (das Original bleibt).
4. 🔐 Sicherheit: Titel und Text werden AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert (128-Bit-Marge selbst gegen Quantenangriffe — dieselbe Verschlüsselung wie bei den Daten der Identitätsprüfung). In der Datenbank steht nur Chiffrat; die Suche läuft deshalb geschützt auf dem Server nach der Entschlüsselung.

Bild: Notizen mit Projekt-Tags und Live-Suche

▶ Notizen öffnen

15c. 🔑 Zugänge — alle Passwörter der Firma an einem Ort

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Im Reiter 🔑 Zugänge wohnen alle Online-Zugänge der Firma: Partner-Portale, Schnittstellen (z.B. die Revolut-Bank-Anbindung) und eigene Zugänge ohne Partner — verschlüsselt gespeichert, Passwörter erscheinen nie am Bildschirm.

• 🌐 Ein Klick ins Portal: der Globus an jeder Zeile öffnet das Portal, der Benutzername liegt schon in der Zwischenablage.
• Sichtbarkeit steuerbar: „nur ich" oder nur für eine Rolle (zum Runterklappen) — Admins sehen immer alles.
• 👁 Passwort-Auge: beim Eintippen kontrollieren, danach zeigt es niemand mehr an; jedes Aufdecken wird protokolliert.
• ⠿ Deine Reihenfolge: am Griff links ziehst du einen Zugang dorthin, wo du ihn täglich brauchst — am Handy lange drücken, dann schieben. Die Ordnung merkt sich das CRM nur für dich; Kollegen sehen ihre eigene. Ein kurzer Klick auf die Zeile öffnet weiter die Partner-Akte.

16. 🏠 Immobilien (Makler-Modul)

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1. Immobilie anlegen (Art, Kauf/Miete, Preis, Zimmer, m², Ort, Foto).
2. 🔎 Suchprofil je Käufer anlegen (Ort, max. Preis, min. Zimmer …).
3. An der Immobilie: „🔎 Käufer" zeigt automatisch passende Suchprofile → Käufer wählen → das CRM entwirft die Nachricht mit Exposé-Link, du sendest sie.
4. „🧾 Exposé" = öffentliche, druckbare Objektseite. „📅 Besichtigung" = Buchungslink für den Interessenten. Danach „📋 Feedback" im Termine-Tab.

Bild: Objekt mit Auto-Match

▶ Immobilien öffnen

↳ ✏️ Objekt bearbeiten

Jede Objekt-Zeile hat einen ✏️-Knopf: Er füllt das Anlege-Formular mit den bestehenden Daten, du änderst z. B. den Preis und drückst Speichern — das öffentliche Exposé zeigt sofort den neuen Stand. Tippfehler stehen nie wieder ewig im Netz. Abbrechen verwirft die Änderung.

↳ 🔍 Neues Objekt matcht sofort

Legst du eine Immobilie an, prüft das CRM sofort, welche gespeicherten Suchprofile passen (Ort, Preis, Zimmer, Fläche) — und bietet dir an, das Exposé an alle Treffer zu senden. Gesendet wird erst, wenn du bestätigst. Später kommst du jederzeit über den 🔍-Käufer-Knopf am Objekt zurück zu den Treffern.

↳ 🏁 Abschluss-Assistent — wenn ein Objekt verkauft ist

Stellst du ein Objekt auf verkauft oder vermietet (Reiter Immobilien → Status), öffnet sich der Abschluss-Assistent: Du wählst nur den Käufer/Mieter (Vorschlagsliste) und bestätigst den Betrag. Das CRM bereitet den Rest vor: der Käufer wird Kunde (inkl. Kundennummer), ein Deal „gewonnen“ (ein gewonnenes Geschäft) mit dem Betrag entsteht, und für die übrigen Interessenten des Objekts liegt eine Absage-Aufgabe bereit. Jede dieser Vorbereitungen steht als Notiz in den Akten — nichts passiert heimlich. Danach bietet dir der Assistent direkt den Vertrag an (Provisions-Felder), damit die Geld-Kette ohne Umweg weiterläuft.

17. 💹 Berichte, GuV & Steuerberater-Export

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Tab Berichte: Leads (Interessenten) nach Status und Vertrauen, Stand der Identitätsprüfung (KYC), Wert der Pipeline (Verkaufschancen) mit Gewinnquote, Umsatz (bezahlt/offen), gebuchte Termine, offene Aufgaben/Entwürfe — auf einen Blick.

1. 💹 GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) auf Knopfdruck: Zeitraum wählen → „🔄 Berechnen" zeigt Erlöse (bezahlte Rechnungen), Ausgaben (erhaltene Einkäufe + bestätigte Belege) und Gewinn — je Monat aufgeschlüsselt.
2. 📥 DATEV-Export (DATEV = das Programm vieler Steuerbüros): EXTF-Buchungsstapel-CSV (freies Standardformat — dein Steuerbüro importiert es direkt in DATEV). Debitoren-/Erlöskonto (SKR-Nummern vom Steuerberater) einmalig in den Rechnungs-Einstellungen hinterlegen.
3. 📥 CSV-Export (Standard): softwareunabhängig (Datum, Belegnummer, Kunde, Netto, USt, Brutto, Konto) — für Kanzleien ohne DATEV (z.B. BMD/RZL in Österreich).
4. 📥 Belege/Ausgaben-CSV: alle bestätigten Belege (Datum, Kategorie, Lieferant, Betrag, USt, Kunde/Projekt) — die Ausgabenseite für die Kanzlei.

▶ Berichte öffnen

17b. 🇦🇹 AT-Steuererklärungs-Assistent (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)

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Kurz: Der Reiter rechnet die Felder für die Arbeitnehmerveranlagung (L1) und die Einkommensteuer (E1/E1a) aus dem, was ohnehin im CRM steht. Für L1 zuerst einen Dienstnehmer wählen oder anlegen; der E1-Entwurf braucht keine Eingabe. Eingereicht wird nichts — das Ergebnis überträgst du selbst in FinanzOnline.

Für Österreich gibt es zusätzlich eine eigene Buchhaltung: Kassenbuch, Anlagenverzeichnis mit Abschreibung (AfA), Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnverrechnung und die Jahresübersicht der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Darauf baut ein Assistent auf, der einen Entwurf deiner Steuererklärung rechnet. Er ist für Betriebe ohne Kanzlei gedacht, nicht als Ersatz für Kapitel 17 oben. Eigener Reiter 🇦🇹 Steuererklärung in der Navigation (sichtbar mit dem Recht accounting.manage).

• Arbeitnehmerveranlagung (L1): berechnet die Kennzahlen für Pendlerpauschale/-euro (der Betrag selbst kommt weiter vom amtlichen Pendlerrechner, das CRM übernimmt ihn nur) und den Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag. Gehalt, Lohnsteuer und Sozialversicherung trägst du NICHT ein — die meldet der Arbeitgeber ohnehin. Viele einfache Fälle rechnet das Finanzamt seit 2017 sogar von selbst ab (antragslose Arbeitnehmerveranlagung).
• Einkommensteuererklärung (E1/E1a): für den EAR-Betrieb selbst — baut auf der EAR-Jahresübersicht auf, sortiert Erlöse/Personalaufwand/Abschreibungen in die amtliche Kennzahlen-Struktur und berechnet den automatischen Grundfreibetrag.

18. 🎤 Eva — Sprachassistentin

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• „Hey Eva" → sie fragt: merken oder erinnern? · „Merk dir das" → Sprachnotiz · „Spiel meine Erinnerungen" → Wiedergabe. Alles on-device (offline, ohne Cloud).
• Eva-Web: crm.offlinehumanmode.com/today · Android-App (Anruf-Recorder + immer-an Wake-Word + CRM): siehe Apps-Seite.

19. ⚡ Hands-Free-Screen — große Buttons für unterwegs

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Für Situationen, in denen du keine Zeit zum Tippen hast — direkt nach dem Anruf, im Auto, beim Kunden vor Ort: Der Hands-Free-Screen zeigt 10 große Riesen-Buttons, jeder ruft einen bereits bewiesenen, bestehenden Flow auf. Confirm-first bleibt überall — nichts wird automatisch gespeichert, du bestätigst jeden Vorschlag.

1. Öffnen über ⚡ Erfassen in der unteren Schnellaktionsleiste (auf jedem Tab sichtbar) oder in der Werkzeuge-Kachel „⚡ Schnell erfassen" auf dem Heute-Tab.
2. Einen Button antippen — der Screen schließt sich automatisch und der jeweilige Flow startet.

Bild: 4 von 10 Kacheln — vollständige Liste unten

▶ Hands-Free-Screen öffnen

20. 📴 Offline arbeiten — im Zug, im Keller, beim Kunden

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Das CRM arbeitet ohne Netz genauso weiter wie mit — für Kontakte, Aufgaben, Notizen, Termine, Verträge und Partner. Du musst nichts umschalten: Fällt das Netz weg, siehst du oben ein goldenes Band „📴 Offline — du siehst den Stand von …“ und kannst normal weiterlesen und weiterarbeiten.

Einmalig zustimmen — auf jedem Gerät

Beim ersten Offline-Moment fragt das CRM einmal: Darf dieses Gerät deine Daten lokal speichern? Der Dialog sagt genau, was gespeichert wird (verschlüsselt, lesbar nur nach deiner Anmeldung), was nie (Bankverbindungen, DSGVO-Löschvermerke, alle Finanzdaten) und wann gesendet wird. Deine Wahl gilt pro Gerät und ist jederzeit im Sync-Fenster (🟢/📴-Knopf oben) widerrufbar — der Widerruf löscht den lokalen Bestand vollständig.

Was du offline tun kannst

• Lesen: jede Kontaktakte, Aufgabe, Notiz und jeden Termin, den du vorher einmal mit Netz geöffnet hast.
• Ändern & anlegen: Kontakte bearbeiten und neue erfassen. Sie erscheinen sofort, mit dem Zeichen „⏳ ausstehend“ — das heißt: bei dir sichtbar, aber noch nicht gesendet.

Wieder online: der Sync

Sobald du wieder Netz hast, gehen deine Vormerkungen hinaus — auf Knopfdruck im Sync-Fenster, oder automatisch, wenn du dem Gerät zugestimmt hast. Das Ergebnis steht in einem Satz da: „3 gesendet, 1 Konflikt, 12 empfangen“. Hat in der Zwischenzeit jemand anderes dasselbe Feld geändert, wird nichts überschrieben: Der Konflikt wartet auf dich, du siehst beide Fassungen nebeneinander und entscheidest — die unterlegene wird dokumentiert, nie stillschweigend gelöscht.

🎙️ Aufnahmen im Funkloch gehen nicht verloren

Jede Aufnahme — Besprechung, Memo, „Gespräch festhalten", Sprachnotiz im 💬-Fenster oder in einer Führung, „Nach dem Treffen" — bleibt im Gerät gespeichert, bis der Server sie hat. Reißt das Netz ab, schickt das CRM die fehlenden Teile selbst nach, sobald es wieder Netz gibt; du siehst dabei „⟳ 1 Teil wartet auf Netz — er wird nachgeschickt, auch wenn du dieses Fenster schließt." Schließt du die App vorher, geht es beim nächsten Öffnen weiter („🎤 2 Aufnahmen werden nachgeschickt").

⚠️ Was offline bewusst NICHT geht

Diese Dinge brauchen die Verbindung — nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil sie sonst unsicher wären:

• Finanzen (Rechnungen, Auszahlungen, Provisionen, Belege): laufen nur online. Eine gestern bezahlte Rechnung, die offline als offen erschiene, wäre gefährlicher als eine klare Ansage. Vier-Augen-Freigaben und Rechnungsnummern dürfen nie offline entstehen.
• Bankverbindungen und DSGVO-Löschvermerke: landen nie auf dem Gerät. Ein verlorenes Handy darf keine Kontodaten preisgeben.
• Löschen (auch DSGVO-Löschung): braucht das Server-Protokoll — eine offline vorgemerkte Löschung, die Tage später still ausgeführt würde, wäre ein Überraschungsverlust.
• KI-Entwürfe (aus Anruf/Notiz): entstehen auf dem Server, brauchen also Netz.
• Kalt-Start ohne Netz: Startest du die App neu, während du offline bist, musst du einmal dein Passwort eingeben — damit werden deine verschlüsselten lokalen Daten entsperrt. Ohne Passwort bleiben sie unlesbar (auch für einen Dieb).

21. Als App installieren & Widgets

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1. Android (Chrome): CRM öffnen → Menü ⋮ → „App installieren / Zum Startbildschirm".
2. iPhone (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm".
3. Ab dann: Start vom Home-Icon, funktioniert auch offline (App-Hülle).
4. Native Android-App (in Vorbereitung): zusätzlich zur Web-App entsteht gerade eine echte native App (CRM + Anruf-Erkennung + Home-Widgets). Sobald sie öffentlich verfügbar ist, erscheint der Download auf der Apps-Seite — diese Anleitung ist schon jetzt vorbereitet.

📱 So sieht das CRM am Handy aus

Am Handy (schmaler Bildschirm) stehen oben nur ☰, der Name des Reiters, 💬 und ⋯. ☰ — oder vom linken Rand wischen — öffnet die Schublade mit allen Reitern. Ganz unten in der Schublade liegen Firma, ▶ Zeit, Offline & Sync, Hilfe, Hell / Dunkel, Mein Profil und Abmelden. Ein Tipp auf einen Reiter, auf den Schatten daneben oder die Zurück-Taste schließt sie wieder.

📱 Home-Bildschirm-Widgets (native Android-App, in Vorbereitung)

Sobald die native App verfügbar ist, lassen sich zwei Widgets direkt auf den Home-Bildschirm legen — ohne die App zu öffnen:

1. Lange auf eine leere Stelle auf deinem Android-Home-Bildschirm drücken → „Widgets" → nach „ESI CRM" suchen.
2. „Heute"-Widget (2×1): zeigt live, wie viele offene Punkte heute anstehen — aktualisiert sich automatisch alle 30 Minuten. Antippen öffnet die App direkt im Heute-Tab.
3. „Schnell erfassen"-Widget (3×1): drei Buttons — 🎙️ Reden, 📸 Beleg, ✅ Aufgabe — jeder öffnet die App direkt im passenden Flow, ganz ohne erst die App suchen und aufklappen zu müssen.
4. Widget antippen und halten, dann auf den Home-Bildschirm ziehen — wie bei jedem anderen Android-Widget.

Bild: „Heute"- und „Schnell erfassen"-Widget nebeneinander auf dem Home-Bildschirm

▶ Alle Apps & Downloads

22. ⚠️ Was noch NICHT geht

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Dieses Kapitel steht hier, weil ein Pilot häufiger an einer unausgesprochenen Erwartung scheitert als an einem Fehler. Was unten steht, ist keine Panne — es ist noch nicht gebaut. Wenn dir eines davon im Weg steht, sag es über 💬 Hilfe & Feedback; die Reihenfolge richtet sich danach, was euch wirklich aufhält.

Beim Geld

1. Das CRM bewegt kein Geld. Es rechnet Provisionen aus, schreibt Rechnungen und dokumentiert Auszahlungen — angewiesen wird jede Zahlung von einem Menschen in der Bank. Jede Zahl im Provisionsteil ist eine Dokumentation, keine Buchung.
2. Ein Vorschuss ohne zugrundeliegende Provision ist nicht abbildbar. Eine Auszahlung hängt fest an genau einer Provision — daran hängen die Vier-Augen-Freigabe und das Protokoll. Echte Vorschüsse „auf künftige Abschlüsse" brauchen eine eigene Entscheidung.
3. Bankanbindung nur für Revolut und Wise. Dort holt das CRM die Umsätze auf Knopfdruck selbst (Kapitel Kontoauszug). Alle anderen Banken — Bank Austria, Easybank … — gehen über den Datei-Import; ein direkter Abruf über einen Vermittler steht auf der Roadmap.

Bei den Kontakten

1. Keine Sammeleingabe in Tabellenform. Viele Kontakte auf einmal gehen über den CSV-/vCard-Import (Tabelle oder Kontaktdatei); der tabellarische Weg ohne Datei fehlt.
2. Keine eigenen Felder. Ein Administrator kann noch kein zusätzliches Feld anlegen, das dann bei jedem Kontakt der Firma erscheint.

Beim Aussehen und der Bedienung

1. Keine eigenen Farben je Firma. Es gibt drei Ansichten — 🌙 Dunkel, ☀️ Hell und ✨ Exit (Knopf oben in der Kopfzeile, am Handy in der Schublade unter „Hell / Dunkel") —, aber die Oberfläche lässt sich nicht in den Farben der eigenen Firma einfärben.
2. Barrierefreiheit ist nicht geprüft. Screenreader und Tastaturbedienung sind nicht durchgemessen. Wer darauf angewiesen ist, sollte das vorher mit uns besprechen.

Bei den Rechten

1. Vertretung gilt nur für Kontakte. Eine Urlaubsvertretung öffnet die eigenen Kontakte des Vertretenen — nicht dessen Verträge, Rechnungen oder Provisionen. An allen anderen Stellen entscheidet die Rolle, nicht die Person.
2. Partner löschen nur ohne Verträge. Ein Kooperationspartner lässt sich nur löschen, solange kein Vertrag über ihn abrechnet — sonst archivieren (bleibt lesbar, lässt sich zurückholen). Bewusst, weil Provisionshistorie daran hängt.

Was wir selbst noch nicht durchgeprüft haben

1. Die vollständige Vier-Augen-Kette einer Auszahlung (zwei verschiedene Freigeber, danach abrechnen) haben wir nicht in einem Durchgang selbst nachgestellt. Geprüft ist, dass die Konten richtig zählen. Wenn du den Weg im Pilotbetrieb gehst, sag uns bitte, was du siehst.
2. Verhalten unter Last ist nicht gemessen. Bei den Bestandsgrößen eines Makler-Büros erwarten wir keine Probleme, aber wir haben es nicht belegt.
3. Wiederherstellung nach einem Ausfall ist nicht belegt. Es gibt Sicherungen, aber kein durchgespieltes Wiederanlaufen. Wichtig für dich: exportiere deine Daten regelmäßig selbst (Team → 📤 Alle Daten exportieren) — das ist heute der verlässlichste Rettungsanker.

23. 📣 Newsletter — von deiner eigenen Adresse an alle

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Erika, 63, hat einen Blumenladen und 2.000 Kunden, die sie beim Vornamen kennt. Einmal im Monat will sie ihnen schreiben — „Diese Woche gibt es die ersten Tulpen“ oder „Am Samstag ist der Laden geschlossen“. Genau das ist ein Newsletter: ein Text, ein Knopf, alle bekommen ihn gleichzeitig. Die Mail kommt dabei von Erikas eigener Adresse, nicht von einer fremden Werbefirma. Antwortet eine Kundin („Habt ihr auch rote Rosen?“), landet die Antwort bei Erika.

Drei Bausteine, in dieser Reihenfolge — jeder hat seine eigene Führung:

1. Absender einrichten — 🎬 Vorführen lassen ▶️ Als Film ansehen
   Tab Newsletter → „Absender einrichten“ → deine Internet-Adresse eintragen (z. B. blumenladen-mueller.at). Das CRM zeigt dir drei Namen mit Kopierknopf. Die trägst du einmalig bei der Firma ein, bei der du deine Internet-Adresse gekauft hast. Es sind zwei bis drei Zeilen in deren Verwaltung (dort meist „Nameserver“ oder „NS“ genannt). Danach „Prüfen“: jede Zeile wird grün oder rot, und rot sagt dir in Worten, was noch fehlt. Das ist der einzige Schritt außerhalb des CRM — danach nie wieder, auch wenn der Betreiber den Versandweg einmal wechselt.
2. Empfänger einfügen — 🎬 Vorführen lassen ▶️ Als Film ansehen
   „＋ Adressen hinzufügen“: E-Mail und Name, viele auf einmal (aus deiner Liste oder Tabelle kopiert). Doppelte und falsch geschriebene Adressen sortiert das CRM aus. Die eine wichtige Frage dabei: eigene Kunden (mit denen du schon Geschäfte machst) sind sofort bestätigt; alle anderen kommen auf die Warteliste und bekommen mit „Bestätigung anfordern“ zuerst eine Bestätigungsmail. Bis zum Klick bekommen sie keinen Newsletter.
3. Newsletter schreiben, testen, senden — 🎬 Vorführen lassen ▶️ Als Film ansehen
   „＋ Neuen Newsletter schreiben“: Überschrift, Text, ein Bild, ein Knopf. Dann Testmail an dich selbst — du siehst die Mail genau wie deine Kunden. Erst danach „An alle senden“; ohne Testmail fragt das CRM nach: „Wirklich ohne Test senden?“ Optional: „Werbepartner“ — Partnername, Text und Bild ergeben einen deutlich als „Anzeige“ gekennzeichneten Kasten am Ende der Mail; leer gelassen erscheint nichts.

Was es kostet (Stand 07.09.2026, je Monat): bis 1.000 Adressen 3,50 € · bis 3.000 Adressen 8 € · bis 5.000 Adressen 14 € · bis 10.000 Adressen 17 € — jeweils 50 % unter dem günstigsten Anbieter am Markt. Deine Stufe siehst du im Newsletter-Reiter; wächst deine Liste darüber hinaus, sagt dir das CRM das beim Einfügen.

Der Weg ins volle CRM. Ohne dass du etwas tun musst, entsteht aus deinem Newsletter still eine Kundenkartei. Willst du später auch Termine, Rechnungen oder Angebote, führt dich die Karte „Mehr aus deinen Kontakten machen?“ im Newsletter-Reiter hin. Deine Kontakte bleiben — es kommen nur Reiter dazu.

▶ Newsletter öffnen

24. 📋 To-dos — jede Entscheidung, Klärung und Annahme einzeln

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Im Reiter 📐 Spezifikationen liegt unter 📋 TO-DO alles, was nur ein Mensch erledigen kann. Seit 28.09.2026 ist jedes To-do ein eigenes Ticket — keine Sammeltickets mehr. Dadurch lässt sich jedes einzeln beantworten, abhaken, übergeben und filtern.

• Typ: ⚖️ Entscheidung (eine Weggabelung, du wählst) · 🤝 Klärung (eine Angabe fehlt, nur das Gegenüber kennt sie) · ✅ Annahme (es wird mit einem angenommenen Wert gerechnet — bestätigen oder korrigieren) · 🔧 Aufgabe (Konto, Passwort, Unterschrift, Anruf). Ältere To-dos ohne Typ stehen unter Aufgaben.
• mit: mit wem das To-do zu klären ist, z. B. mit SSI. Hat ein To-do mehrere Gegenüber, zählt es bei jedem.
• Stand: offen oder beantwortet (eine Wahl getroffen oder abgehakt). Erledigte (geschlossene) To-dos sind ausgeblendet — „☐ erledigte zeigen“ holt sie zurück.

Die drei Zeilen lassen sich kombinieren, auch mit Projekt und Suche. Die Zahl auf jeder Pille ist genau die Anzahl, die ein Klick darauf zeigt. Deine Wahl merkt sich das CRM je Firma.

▶ To-dos öffnen

↳ 📐 Spezifikationen: Rückfragen, Nummern, Projekte

• ❓ Rückfrage an dich steht nur an Wünschen, bei denen wirklich noch eine Frage offen ist. Sobald du sie beantwortet hast, verschwindet die Markierung sofort — ohne Neuladen.
• Nummer + Enter: Tippst du im Suchfeld eine Ticket-Nummer (mit oder ohne #) und drückst Enter, öffnet sich genau dieses Ticket — auch ein altes. „365 Euro" sucht dagegen weiter nach Wörtern. Die Liste steht nach Nummer, das neueste oben.
• Projekt oben: Arbeitet deine Firma mit Projekten, steht ganz oben, in welchem Projekt du gerade bist (wechseln · ✕ alle Projekte). Liste, Suche und Abnahme-Kino zeigen dann nur dieses Projekt.
• 🤖 an Claude zurückgeben (an einem offenen To-do, für Firmen-Verwalter): Das To-do verlässt deine Liste; Claude recherchiert und legt dir die Entscheidung vorbereitet wieder vor.

↳ 🤖 Claude verbinden — To-dos abgeben statt selbst erledigen

🎬 Vorführen lassen — ich drücke, du schaust zu ▶️ Als Film ansehen

Claude kann viele To-dos selbst erledigen. Dafür verbindest du Claude einmal mit dem CRM. Danach machst du oft nur noch den Login.

Solange Claude nicht verbunden ist, steht auf der Seite Heute die Karte „🤖 Mach dein CRM KI-first". „Später" blendet sie für 7 Tage aus. 🎬 Nur das Verbinden vorführen lassen

1. Verbinden: Oben rechts unter ⋯ auf „🤖 Mit Claude verbinden" drücken. Den Link kopieren.
2. Bei Claude einfügen: „↗ Claude-Einstellungen öffnen" drücken. Dort einen Connector (Anschluss) hinzufügen, Name „ESI CRM", Link einfügen.
3. Erlauben: Ein Fenster vom CRM geht auf. Bist du angemeldet, reicht „✅ Erlauben". Fertig.

An jedem To-do steht jetzt eine Ampel: 🤖 schafft Claude allein, 🔑 schafft Claude nach deinem Login, 👤 kannst nur du. Ein Klick auf die Ampel ändert sie.

„🤖 Mit Claude erledigen" öffnet Claude mit dem fertigen Auftrag. „🤖 Alle offenen an Claude" gibt alle offenen To-dos auf einmal ab.

↳ 🧠 ChatGPT verbinden — das CRM und TrustScope im Chat

🎬 Vorführen lassen — ich drücke, du schaust zu ▶️ Als Film ansehen

Wer lieber mit ChatGPT arbeitet, verbindet es einmal mit dem CRM. Danach arbeitet ChatGPT hier wie Claude und kann auch mit TrustScope prüfen.

1. Link holen: Im Reiter 🧠 KI bei ChatGPT auf „Verbinden" drücken, oder oben rechts unter ⋯ auf „🧠 Mit ChatGPT verbinden". Den Link kopieren.
2. In ChatGPT einfügen: Am Rechner in ChatGPT die Einstellungen öffnen, dann Connectors (Anschlüsse), dann Erweitert. Den Entwicklermodus einschalten und einen neuen Connector anlegen. Name „ESI CRM", Link einfügen, Anmeldung OAuth (Anmeldung über ein Erlauben-Fenster) wählen.
3. Erlauben: Ein Fenster vom CRM geht auf. Bist du angemeldet, reicht „✅ Erlauben".
4. Benutzen: Im Chat auf + drücken und ESI CRM wählen. Ob die Handy-App den Connector zeigt, hängt vom Tarif ab.

Nur TrustScope, ohne CRM-Daten? Dann legst du mit dem zweiten Link im Fenster einen eigenen Connector „TrustScope" an.

↳ 🔌 Grok und Gemini verbinden

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Gemini und Grok stehen im Reiter 🧠 KI zunächst auf „in Vorbereitung". Sobald der Betreiber ihre Rücksprung-Adresse freigeschaltet hat, erscheint dort der Knopf „Verbinden". Die Modi 🛡️, ⚡ und 🔓 gelten für alle Anbieter gleich.

25. 🏛️ Verein — Stammdaten, Fristen, Beschlüsse

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Kurz: Im Reiter 🏛️ Verein liegt alles Rechtliche deines Vereins an einem Ort. Fang mit den Stammdaten an — ZVR-Zahl (die Vereinsregister-Nummer) und Rechnungsjahr —, daraus rechnet das CRM die Fristen. Der Reiter erscheint nur, wenn die Firma als Verein angelegt ist.

• 🏛️ Stammdaten: ZVR-Zahl, Vereinsbehörde, Datum der Errichtung, Zustellanschrift und das Rechnungsjahr (leer = Kalenderjahr). „✅ Vollständigkeit prüfen“ sagt, was noch fehlt.
• ⚖️ Fristen: die Termine, die aus Rechtsform und Rechnungsjahr folgen — als Vorschlag zum Abnicken, jede mit dem Gesetz dazu.
• 📜 Beschlüsse: Vorlagen ausfüllen, Beschlussfähigkeit rechnen, das Beschlussbuch führen.
• 🛡️ Gemeinnützigkeit und 📘 Vorlagen ergänzen den Bereich.

▶ Verein öffnen

26. 📁 Ablage — Ordner, Vorschau und Teilen

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Im Reiter 📁 Ablage liegen die Dokumente der Firma — mit Ordnern wie im Explorer (dem Datei-Programm am Rechner). Dieselbe Ablage mit derselben Leiste steckt in jeder Akte: bei Kunden, Partnern, Verträgen, Produkten, Immobilien und Projekten. Wer eine kennt, kennt alle.

1. Wem gehört es? Oben wählst du, wessen Ablage du siehst. 🏢 Firma sehen alle in der Firma. 🔒 Nur ich siehst nur du — nicht einmal ein Administrator kommt hinein. 🤝 Mit uns geteilt zeigt, was andere Firmen euch freigegeben haben.
2. Ordner anlegen: „📁＋ Ordner" fragt nur nach dem Namen. Der Ordner entsteht dort, wo du gerade bist — höchstens drei Ebenen tief. Links steht der ganze Ordnerbaum, jede Ebene auf- und zuklappbar.
3. Ablegen: „📄＋ Datei", Dateien auf die Fläche „📥 Dateien hierher ziehen" ziehen — oder ein Bildschirmfoto mit Strg+V einfügen: es liegt sofort als screenshot-Datum-Uhrzeit.png in der offenen Ablage und lässt sich mit ✏️ umbenennen.
4. Einsortieren: ein Dokument mit der Maus auf einen Ordner ziehen — links im Baum oder rechts in der Ordnerzeile. Kommt es aus einem anderen Fenster, fragt das CRM „Verschieben oder Kopieren?". „⇄" an einem Dokument kopiert oder verschiebt es in eine andere Ablage — z. B. die Preisliste vom Produktgeber in den Vertrag des Kunden.
5. Ansehen: „👁 ansehen" öffnet PDF, Word (.docx) und Excel (.xlsx) direkt im Browser, ohne Herunterladen. Ältere .doc- und .xls-Dateien gehen nur per Download.
6. Suchen: Das Suchfeld oben findet jedes Dokument im CRM, auch über den Namen der Akte („Anna" findet alles aus Annas Akte). „Dateityp" grenzt auf PDF, Bilder, Word oder Excel ein.

Bild: die Leiste der Ablage — dieselbe in jeder Akte

↳ 📣 Marketing — Posts für sechs Kanäle planen

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Das CRM postet für dich auf LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, Reddit und TikTok. Du schreibst einmal. Das CRM sendet zur geplanten Zeit.

1. Kanal verbinden: Oben rechts unter ⋯ auf „📣 Marketing" drücken. Dann den Knopf des Anbieters drücken und dort „Erlauben" wählen.
2. Post schreiben: Kanäle anhaken, Text schreiben, bei Bedarf eine Bild-Adresse dazu. Instagram, Pinterest und TikTok brauchen immer ein Bild.
3. Planen: Zeitpunkt wählen und „⏰ Planen" drücken. Ohne Zeitpunkt geht der Post in den nächsten fünf Minuten hinaus.
4. Mit Claude: „🤖 Claude schreibt die Posts" drücken. Ob die Posts als Entwurf kommen oder gleich geplant werden, bestimmt dein Claude-Modus.

Unter Posts siehst du, was gesendet wurde, und die Reichweite. TikTok legt den Post als Entwurf in deine TikTok-App. Dort veröffentlichst du ihn selbst.

↳ 🤝 Mit einer anderen Firma teilen

Mit 🤝 an einem Ordner oder Dokument (in einer Akte auch „🤝 Freigeben" für deren ganze Ablage) gibst du es einer anderen Firma frei: Firmennamen tippen — erscheint „✓ … gefunden", stimmt die Firma —, dann wählen, was sie darf (👁 ansehen · 💬 kommentieren · ✏️ bearbeiten), auf Wunsch mit Ablaufdatum. Die andere Firma findet es unter 🤝 Mit uns geteilt mit „NEU" und „geteilt am …"; die rote Zahl am Reiter zählt Neues.

↳ 📅 Agenda / MOM — eine Besprechung vorbereiten und danach protokollieren

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In der Ablage von Kunden und Partnern gibt es das Fach „Agenda / MOM" (MOM: Minutes of Meeting, das Besprechungsprotokoll). Eine Besprechung ist dort genau ein Dokument. Vor dem Termin zeigt es die Agenda, danach an derselben Stelle das Protokoll.

1. Vorbereiten: „📅 + Agenda" fragt nach Titel, Termin, Teilnehmern, Ziel und den Punkten. Eine Zeile ist ein Punkt. Steht in der Zeile die Nummer eines To-dos (Raute und Nummer), landet die Antwort später dort.
2. Nach dem Termin: „👁 ansehen" öffnet die Besprechung. „📝 Protokoll erfassen" zeigt je Punkt den Status (geklärt, wartet, nicht zu bekommen) und ein Feld für die Antwort.
3. Oder einfügen: Hat Claude die Aufnahme ausgewertet, fügst du das Ergebnis unter „📋 Stattdessen JSON einfügen" ein (JSON: ein Textformat für Daten).
4. Bestätigen: Ein Entwurf ändert noch nichts. Erst „✅ Bestätigen" schreibt die Antworten in die To-dos und legt für jede Folgeaufgabe ein eigenes To-do an.
5. Drucken: „📄 PDF / Drucken" erzeugt das Dokument jedes Mal frisch aus dem aktuellen Stand.

↳ 📱 Foto vom Handy ins CRM — Fotos, Dateien und Links teilen

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Auf deinem Smartphone kannst du beliebige Dateien direkt an das CRM senden. Tippe in einer beliebigen App auf „Teilen" und wähle „ESI CRM".

„ESI CRM" steht dort nur, wenn das CRM als App auf dem Handy installiert ist — so geht das: Kapitel 21.

1. Dateien ablegen: Dokumente, Bilder oder Notizen erscheinen in einem Dialog. Deine aktive Firma ist vorausgewählt. Du kannst den Zielordner wählen oder die Dateien direkt im Hauptverzeichnis ablegen. Dann „✅ In Ablage ablegen" drücken.
2. Texte und Links: Teilst du reinen Text oder einen Weblink, wählst du zwischen „📝 Als Notiz in Ablage" oder „⚡ Im Intake erfassen".
3. Sicher ohne Netz: Geteilte Inhalte bleiben sicher im Handy gespeichert. Sobald du angemeldet bist und Empfang hast, werden sie übertragen.

↳ ⋮ Dokument-Aktionen — Markieren, Offline, KI und Teilen

Jedes Dokument hat ein Aktions-Menü mit drei Punkten (⋮). Am Smartphone öffnet sich eine Karte von unten. Am Rechner erscheint ein Fenster.

1. ⭐ Markieren: Macht das Dokument zum Favoriten. Der Knopf „⭐ Markiert" oben in der Ablage zeigt alle markierten Dokumente auf einen Blick.
2. 💾 Offline verfügbar: Speichert die Datei direkt auf deinem Gerät. Du kannst das Dokument auch ohne Internetverbindung öffnen.
3. 🧠 Frag KI: Liest den Inhalt des Dokuments. Das System schlägt passende Ordner, Fristen und eine kurze Zusammenfassung vor.
4. 🔗 Link kopieren: Kopiert den genauen Link zum Dokument in deine Zwischenablage.
5. ↗️ Teilen: Sendet eine Kopie über WhatsApp, Messenger oder per E-Mail.
6. Weitere Aktionen: Du kannst das Dokument in andere Ordner verschieben, Details bearbeiten, herunterladen, drucken oder löschen.

▶ Ablage öffnen

27. 📬 Kommunikation — E-Mail, interne Nachrichten, Kunden-App

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Im Reiter 📬 Kommunikation läuft zusammen, was hereinkommt und hinausgeht: deine E-Mail-Postfächer, interne Nachrichten an Kollegen und die Antworten deiner Kunden aus ihrer Kunden-App. Oben wählst du die Ansicht — das CRM merkt sie sich für dich, am Handy wie am Rechner:

• 🌊 Fluss — alles nach Dringlichkeit sortiert.
• 📬 Postfach — wie ein E-Mail-Programm: links der Baum mit jedem Postfach, seinen Fächern und der Zahl der ungelesenen, darunter 💬 Intern und 📱 Kunden-App. Eine Mail klappt direkt unter ihrer Zeile auf.
• 🧾 Rechnungen — Rechnungen, die per Mail hereinkamen.

↳ ✉️ Eigenes Postfach anbinden

1. Ansicht 📬 Postfach → „⚙️ Einrichten" → „➕ Weiteres Postfach".
2. Deine E-Mail-Adresse eintippen. Beim Verlassen des Feldes schlägt das CRM die Serveradressen selbst vor („Vorgeschlagen: …") — du musst nichts nachschlagen. Passwort eintragen; soll das ganze Team mitlesen, „Postfach der Firma" ankreuzen.
3. „💾 Speichern" — die Verbindung wird gleich geprüft. Danach holt das CRM alle 5 Minuten neue Mails; „🔄 Jetzt abrufen" geht sofort. Die Ordner deines Anbieters (z. B. bei GMX) erscheinen unter dem Postfach, ein Jahr zurück, in Portionen.
4. Teilen: „👥 Für die Firma freigeben" oder „👤 Einzeln freigeben" (je Person nur lesen oder lesen und senden). „↩️ Nicht mehr für die Firma" gibt das Postfach dem zurück, der es angelegt hat.

↳ ✍️ E-Mail schreiben

„✍️ Neue E-Mail": An, Kopie (CC), Blindkopie (BCC), Betreff, Text. „📎 Datei anhängen" oder „📁 Aus der Ablage" — was über 20 MB liegt, geht automatisch als Abhol-Link mit Ablaufdatum mit, statt verloren zu gehen. Unten wählst du die Signatur: deine, die der Firma oder keine. Mit dem Haken „Aufgabe ‚Antwort abwarten' anlegen" erinnert dich das CRM, falls keine Antwort kommt.

▶ Kommunikation öffnen

↳ 📹 Anrufen — so einfach wie bei WhatsApp

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Ein Anruf läuft in einem eigenen Raum in unserem Stream (unserem Video-Raum). So rufst du an:

1. Am Rechner oben neben „▶ Zeit" auf „📹 Anrufen" drücken, am Handy unten in der Leiste auf „📞 Anrufen". Kollegen, Kontakte und Partner stehen in einer Liste — oben suchen.
2. Person antippen. Du siehst sofort, ob es bei ihr klingelt. Spricht sie gerade mit jemand anderem, steht dort „ist gerade in einem anderen Gespräch".
3. Dann die Frage: „✅ Ja, mitschreiben" oder „Nein, nur sprechen". Nichts ist vorausgewählt.
4. „📹 Jetzt anrufen" — du bist sofort im Raum, ohne deinen Namen einzutippen.

Bei der anderen Person klingelt es in der OHM-App am Handy (unserer App für Anrufe und Video-Räume). Sie sieht dein Bild, deinen Namen und deine Firma. Sie hat drei Knöpfe:

• „📞 Annehmen" — ein Tipp, und sie ist im Raum.
• „Annehmen ohne Mitschrift" — sie spricht mit, wird aber nicht mitgeschrieben.
• „Ablehnen" — bei dir steht sofort „hat abgelehnt".

Hat die Person keine OHM-App, bekommt sie eine Einladung. Kollegen bekommen sie als interne Nachricht. Kontakten schickst du sie per E-Mail, WhatsApp, Telegram oder „📋 Link kopieren".

Mitschrift — jeder entscheidet für sich

• Im Raum sehen beide unten, ob mitgeschrieben wird und wer zugestimmt hat.
• Jeder schaltet seine eigene Mitschrift (den Text des Gesprächs) mit einem Tipp ein oder aus. Das gilt ab diesem Moment.
• Wer Nein sagt, wird nicht mitgeschrieben. Sein Name steht auch nicht im Protokoll.

Nach dem Auflegen

Wenn du als Anrufer auflegst, fragt dich der Raum, was entstehen soll:

• „📝 MoM mit Aufgaben" — ein Protokoll (MoM: Minutes of Meeting, das Besprechungsprotokoll) mit den Aufgaben daraus. Den Entwurf schreibt Claude, eine KI (künstliche Intelligenz). Er liegt danach im Reiter 📐 Spezifikationen unter „📝 Minutes". Bei einem Kontakt liegt er auch in seiner Akte.
• „🔥 Spezifikations-Grill mit der KI" — aus dem Gespräch wird ein Entwurf für einen neuen Wunsch. Die KI stellt dazu Fragen, die du beantwortest.

Die angerufene Person wird das nicht gefragt. Verschickt wird nichts von selbst.

28. ⏱️ Zeiterfassung — Stoppuhr, Meine Zeiten, Woche abgeben

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Oben in der Kopfzeile steht „▶ Zeit" — deine Stoppuhr, auf jedem Reiter (am Handy unten in der Schublade).

1. Starten: „▶ Zeit" drücken → Fenster „⏱️ Zeit erfassen". Bei „Für wen oder was?" Kunde oder Projekt wählen, optional „Was hast du getan?", dann „▶ Stattdessen Uhr starten". Oben läuft jetzt die Uhr.
2. Stoppen: noch einmal auf die Uhr drücken → kurz sagen, was du getan hast → „■ Stopp und speichern". Weiterarbeiten am selben Thema: ↻ in „Meine Zeiten".
3. Nachtragen statt Uhr: im selben Fenster Tag, von–bis oder Minuten eintragen → „Eintragen". Auch der Knopf „⏱️ Zeit" in einer Kundenakte öffnet dieses Fenster, mit dem Kunden schon gewählt.
4. „📋 Meine Zeiten": jeder Tag mit Summe. ✎ ändert, 🗑 löscht, 🔒 heißt: schon auf einer Rechnung.
5. Woche abgeben: unten in „Meine Zeiten" „📤 Woche abgeben" (je Firma Woche oder Monat). Eine zweite Person zeichnet ab (bestätigt) oder gibt mit Grund zurück. Danach geht eine Änderung nur noch als Nachtrag mit Grund.

Aus „📋 Meine Zeiten" erreichst du auch:

Im Kalender (Reiter Aufgaben & Termine) stehen deine Zeiten grün; im Tagesraster ziehst du mit der Maus eine neue Zeit auf. Wie Zeiten in die Rechnung kommen: ⏱️ Erfasste Zeiten in die Rechnung. Stundensätze pflegt, wer das Team verwaltet (Team → 💶 Stundensätze; Reihenfolge Projekt vor Kunde vor Person).

▶ CRM öffnen — die Uhr steht oben

29. 📊 Projekte — Projektakte, Projektraum, Einladen

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Im Reiter 📊 Projekte stehen alle Projekte aus allen Firmen, in denen du Mitglied bist — nach Firma gebündelt. Ein Projekt bündelt seine Wünsche und Fehler (Spezifikationen), seine Dateien und die Menschen, die daran mitarbeiten.

1. „+ Neues Projekt": Name, ein kurzer Schlüssel (das Kürzel, das später nicht mehr geändert wird — einmal in Ruhe wählen) und der Zweck.
2. „👥 Mitlesende & Einladen": Kunden und Partner suchen, markieren (oder „Alle markieren"), Stufe wählen — 👀 nur mitlesen, 💬 mitlesen und antworten oder 🖋️ mitlesen, antworten und freigeben — und gesammelt einladen. Ein neues Einmal-Passwort wird nur in diesem Moment angezeigt.
3. „📋 Projektakte": Überblick, Arbeitspakete, Balkenplan, Risiken, Zuständigkeiten, Phasen und die Ablage. Im Überblick: Budget in Stunden oder Euro mit Balken — bei 80 % und 100 % bekommt die gewählte Person je einmal eine Nachricht.
4. „📂 Ablage" — der Projektraum: dieselbe Ablage wie überall, nur für dieses Projekt. Eingeladene laden ab der Stufe „antworten" selbst hoch und können eigene Uploads zurückziehen; „mitlesen" darf nur ansehen. Löschen dürfen Eingeladene nichts, und andere Akten sehen sie nie.

• 🔗 Link teilen (in der Projektakte): ein Lese-Link auf die Projektakte für jemanden ohne Zugang — ohne Notizen, Beträge und Namen; „⛔ Abschalten" macht ihn ungültig.
• 🚚 Übersiedeln: ein Projekt samt allem, was du ankreuzt, in eine andere eigene Firma umziehen. Tickets bekommen dort neue Nummern, in der alten Firma bleibt ein Vermerk.
• 🗑️ Löschen: ein leeres Projekt mit einer Bestätigung, ein volles nur, wenn du seinen Namen eintippst. Tickets und Anhänge bleiben, nur ohne Projekt.

▶ Projekte öffnen

↳ 📝 Minutes — das Protokoll einer Besprechung an den Kunden senden

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Nach einer Besprechung oder einem Anruf schreibt das CRM einen Entwurf des Protokolls (auf Englisch „Minutes“). Den Entwurf sieht nur dein Team.

Wo du die Protokolle findest: im Reiter 📐 Spezifikationen. Oben wählst du das Projekt. Darunter drückst du „📝 Minutes“. Dort stehen die Protokolle und die Besprechungen dieses Projekts. Eine Agenda aus der Ablage (siehe Agenda / MOM) steht hier auch.

1. Im Reiter 📐 Spezifikationen auf „📝 Minutes“ drücken — oder im Reiter 📊 Projekte beim Projekt.
2. Ein Protokoll öffnen. Mit „✏️ Bearbeiten“ änderst du den Text.
3. „✅ Freigeben & senden“: Das CRM legt ein PDF in die Ablage des Projekts (Ordner „📝 Minutes of Meeting“). Dann fragt es, an wen es geht.

In welcher Sprache die Protokolle eines Projekts geschrieben werden, wählst du unter „📝 Minutes“ im Feld „Sprache der Protokolle in diesem Projekt“.

Ohne eingeladene Mitglieder im Projekt gibt es niemanden zum Senden — lade sie zuerst über „👥 Mitlesende & Einladen“ ein.

30. 🎓 Kurse — Schulungen in der eigenen Firma

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Im Reiter 🎓 Kurse legt deine Firma Schulungen an — als einfachen Text, ohne Baukasten. Jede Person sieht ihren Fortschritt in Prozent; abgeschlossen ist ein Kurs erst nach bestandener Prüfung, mit Datum.

1. „＋ Neuer Kurs" → Titel, Beschreibung, Sprache.
2. Im Feld „Der Kurs als Text" eine Zeile je Baustein: # Abschnitt, ## Lektion, dann freier Text; video: https://… für ein Video, datei: … für eine Datei aus der Ablage („📎 Datei aus der Ablage" sucht sie für dich). Prüfungsfragen: ? Frage, - falsche Antwort, * richtige Antwort, > Erklärung.
3. „Speichern" — die Hilfe über dem Feld zeigt dasselbe noch einmal.

Mit dem Haken „Pflichtschulung" sieht die Firma unter „👥 Stand der Firma", wie weit jede Person ist. Kurse des Betreibers stehen mit „🎁 geschenkt von …" dabei.

Unter „Weitere Kurse im Angebot" stehen alle anderen Kurse. Manche gehören zu einer Rechtsform, zum Beispiel FlexCo. Mit dieser Rechtsform sind sie dabei und lassen sich öffnen. Sonst steht dort 🔒, die passende Rechtsform und ihr einmaliger Preis.

▶ Kurse öffnen

31. 🌍 Firmen & Gesellschaften — Firmenverbund, Recht, Fristen

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Im CRM ist jede Gesellschaft eine eigene Firma mit getrennten Daten — die österreichische GmbH, die Zypern Ltd. und der Verein stehen nebeneinander, nicht durcheinander. Zwischen ihnen wechselst du oben im Firmen-Umschalter.

• Rechtsform (Reiter 🏢 Firmendaten): 15 Formen von Verein über GmbH, FlexCo, GbR, UG und AG bis Privatstiftung. Sie entscheidet, welche Fristen und Felder erscheinen. Welche Rechtsform die richtige ist, sagt das CRM bewusst nicht — das ist eine Steuer- und Haftungsfrage für den Steuerberater.
• 🔗 Firmenverbund (unter den Firmendaten): „＋ Verbindung" — wer an wem mit wie viel Prozent beteiligt ist (Gesellschafter, Tochter, Beteiligung, Verein und Trägerfirma). Du trägst es einmal ein, beide Seiten sehen es.
• 🧾 Wirtschaftliche Eigentümer (WiEReG — das österreichische Register, wer wirklich hinter einer Firma steht): das CRM zeigt, wer über 25 % hält, und erinnert an die Meldung. Gemeldet wird beim Amt, nicht hier.
• 🧭 Gründungsweg — brauche ich einen Notar? GmbH, FlexCo, Verein oder GmbH in Deutschland wählen → „Weg zeigen": die Schritte in ihrer Reihenfolge, auf Wunsch als Aufgaben mit Frist. Eine Reihenfolge, keine Rechtsberatung.
• ⚖️ Fristen (Reiter „⚖️ Firma & Recht", beim Verein „🏛️ Verein"): Jahresabschluss, Erklärungen, Meldungen — aus Rechtsform und Geschäftsjahr berechnet, je mit Paragraf und Link. Für die deutsche GmbH auch Körperschaft- und Gewerbesteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Offenlegung.
• 💶 Steuervergleich (Werkzeug in der rechten Leiste): Einzelunternehmen, GmbH und GmbH mit Holding nebeneinander — nur mit selbst getippten Zahlen, nur am Bildschirm, nichts wird gespeichert.
• 📤 Kontakt übertragen zwischen den eigenen Firmen: siehe Kapitel 5.

▶ Firmendaten öffnen

↳ 📒 Buchhaltung — doppelte Buchführung je Firma

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Im Reiter 📒 Buchhaltung führt jede Firma ihre eigenen Bücher — nach österreichischem, deutschem, zypriotischem oder US-Recht (Wyoming). Einmal „📒 Einrichten": Kontenrahmen (die Liste der Konten) und Geschäftsjahr wählen. Danach holt „📥 Aus dem CRM übernehmen" Rechnungen, Belege, Kassa und Anlagen herein.

• Unterreiter: ✍️ Buchen · 📜 Journal · 🏦 Bank · 📋 Saldenliste · ⚖️ Bilanz · 📈 GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) · 🔒 Jahresabschluss.
• Jede Buchung braucht Soll = Haben. Gelöscht wird nichts — Falsches wird mit „↩️ Stornieren" umgekehrt, ein fertiger Zeitraum mit „🔒 Festschreiben" abgeschlossen.

▶ Buchhaltung öffnen

32. 🧠 KI — deine KI und deine Kanäle verbinden

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Im Reiter 🧠 KI verbindest du deine KI (künstliche Intelligenz) mit dem CRM. So nutzt du dein eigenes Abo, ganz ohne Schlüssel. Außerdem verbindest du hier deine Social-Kanäle.

Zweiter Weg hierher: Oben unter „💬 Fragen" stellst du dem CRM Fragen in normaler Sprache. Darunter steht „🔐 Woher kommen die Antworten?" — dort siehst du, ob deine Fragen unseren Server verlassen. Der Knopf „→ KI-Einstellungen" bringt dich direkt in diesen Reiter. Hast du hier einen eigenen Schlüssel hinterlegt, antwortet „💬 Fragen" mit diesem Anbieter. Dein eigener Schlüssel geht dabei vor dem Schlüssel der Firma. Ist für deine Firma der Weg nach draußen abgeschaltet, bleiben deine Fragen auf unserem Server.

1. 🔌 Deine KI verbinden: Bei Claude oder ChatGPT auf „Verbinden" drücken. Den Link kopieren, bei deiner KI einfügen und im CRM-Fenster „✅ Erlauben" drücken. Danach arbeitet die KI hier, während du mit ihr chattest.
2. Was jede KI darf: Claude und ChatGPT arbeiten mit den Rechten deines Kontos in deinem CRM. ChatGPT kann zusätzlich TrustScope nutzen. Grok und Gemini stehen als „in Vorbereitung“ da.
3. 📣 Social-Kanäle: LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, Reddit und TikTok. Du meldest dich einmal je Portal an. Deine KI schreibt die Posts, und das CRM veröffentlicht sie nach Plan.
4. 🏠 KI im CRM: Briefing (die Morgen-Übersicht), Entwürfe und „💬 Fragen" laufen auf unserem eigenen Server. Du musst dafür nichts einrichten.
5. Optional, eigener Schlüssel: Braucht deine Firma einen eigenen Vertrag mit einem Anbieter, etwa für ZDR (Zero Data Retention: der Anbieter speichert nichts)? Dann klappst du „Optional" auf und trägst den Schlüssel ein. Du zahlst direkt beim Anbieter.
6. 💶 Preis und Verbrauch: Du setzt eine Obergrenze je Monat. Darunter steht jede Anfrage einzeln, auf Wunsch als Tabelle zum Herunterladen.

▶ KI öffnen

33. 🛡️ TrustScope — Vertrauen prüfen, bevor du Geschäfte machst

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Im Reiter TrustScope prüfst du Firmen, Personen und Nachrichten, bevor du ihnen vertraust. Jeder Kontakt und jeder Partner bekommt außerdem von selbst ein Vertrauens-Signal: grün, gelb oder rot.

1. Text prüfen: eine E-Mail, ein Inserat oder eine Nachricht ins Feld kopieren, dann „Text analysieren“. Das CRM zeigt, wie stark der Text drängt oder täuscht, und nennt die Anzeichen.
2. Firma oder Person prüfen: Name, Firma oder Internet-Adresse eintippen, dann „Scan starten + speichern“. Das ist eine gründliche Prüfung vor einem Geschäft.
3. Meine Scans: Jede Prüfung bleibt unten in deiner eigenen Liste stehen. Nur du siehst sie.

▶ TrustScope öffnen

34. 🚌 Reisekosten — für Menschen, die für den Verein unterwegs sind

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Im Reiter 🚌 Reisekosten erfasst ein Verein jede Fahrt seiner Funktionäre (der Menschen mit einem Amt im Verein). Das CRM rechnet Tagesgeld und Fahrtkosten nach den Vereinsrichtlinien des Finanzministeriums aus.

1. ➕ Reise erfassen: Person, Datum, Ziel, Verkehrsmittel und den Zweck für den Verein eintragen. Dazu Beginn und Ende — daraus rechnet das CRM das Tagesgeld.
2. Jede Fahrt zählt: Auch zwei Kilometer im Auftrag des Vereins sind eine Reise. Es gibt keine Mindestentfernung.
3. 📋 Reisenverzeichnis: alle Reisen eines Jahres je Person, mit Summe. Diese Liste verlangt das Finanzamt.
4. 🚗 Fahrtenbuch: für Fahrten mit dem eigenen Auto bei einer Anstellung. Nach dem Tagesabschluss bleibt jede Korrektur sichtbar.
5. 💶 Monatsabrechnung: Das CRM bereitet die Auszahlung je Person vor. Überweisen tut ein Mensch.
6. 🎗️ Freiwilligenpauschale: Wer diese Pauschale bekommt, darf daneben kein Reisegeld bekommen. Ist sie hier eingetragen, warnt das CRM.

▶ Reisekosten öffnen

35. 🛡️ Schutzrechte — Software, Patente und Marken festhalten

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Im Reiter 🛡️ Schutzrechte hält deine Firma fest, was ihr gehört: eigene Software, Patente, Gebrauchsmuster und Marken. Dazu die Ausgaben, Einnahmen und Arbeitsstunden je Schutzrecht.

1. ➕ Schutzrecht anlegen: Bezeichnung, Art und das Datum, an dem es entstanden ist. Dann „Anlegen“.
2. 🛡️ Register: Die Liste aller Schutzrechte. „öffnen“ zeigt die Akte eines Schutzrechts.
3. In der Akte: Ausgaben und Einnahmen je Jahr erfassen. Arbeitsstunden nur mit Entwicklervertrag (dem Vertrag, der die Entwicklung regelt).
4. 📄 Bericht für Berater und Behörde: fasst alles in einem Dokument zusammen.

▶ Schutzrechte öffnen

↳ 🤖 Vorschläge von Claude — und die drei Modi

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Claude schreibt nichts einfach los. Was etwas im CRM ändert, legt er als Vorschlag an: zum Beispiel „Rechnung 450 € an Anna, aus 6 Stunden“. Du entscheidest.

1. Ansehen: Unter 🏠 Heute steht die Zeile „🤖 Vorschläge von Claude“. Ein Klick öffnet die Liste. Sie steht auch im Reiter Spezifikationen als Pille „🤖 Vorschläge“.
2. Entscheiden: „✅ Übernehmen“ führt genau aus, was die Zusammenfassung sagt. „✖ Verwerfen“ ändert nichts.
3. Liegen lassen: Ein Vorschlag, den du 14 Tage nicht ansiehst, verfällt. Er bleibt unter „alle“ sichtbar.

Es gibt vier Arten: 🧾 Rechnungsentwurf, 👥 Kontakt-Stufe mit Nachfass-Termin, ✉️ Mail-Antwort und 🔗 Zuordnung. Dabei kommt ein offener Bankumsatz zu einer schon gebuchten Buchung. Das geht nur mit dem Hauptbuch-Recht und nur bei passendem Betrag, wie beim Zuordnen-Knopf im Hauptbuch. Im Hauptbuch lässt sich die Zuordnung wieder lösen.

Die drei Modi wählst du beim Verbinden. Du kannst sie später unter ⋯ → 🤖 Mit Claude verbinden ändern:

• 🛡️ Vorsichtig (vorausgewählt): nur Vorschläge. „Übernehmen“ wirkt nur im CRM. Die Rechnung bleibt ein Entwurf, die Mail öffnet sich zum Prüfen.
• ⚡ Normal: wie Vorsichtig, aber „Übernehmen“ darf eine Mail senden. Dazu darf Claude alle To-dos abhaken und Kontakte anlegen.
• 🔓 Bypass: Claude führt direkt aus, ohne Vorschlag. Die Rechnung steht danach auf „versendet“, die Mail ist gesendet. Du bestätigst das beim Einschalten ausdrücklich.

↳ 🧾 Ein Patent mit Claude beim US-Patentamt einreichen

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Für eine vorläufige US-Anmeldung (sie sichert den Anmeldetag für 12 Monate) macht Claude alles bis zur Gebühr. Voraussetzung: Claude ist verbunden (Kapitel 24, „Claude verbinden").

1. Knopf drücken: Im Register steht bei jedem Patent ohne Aktenzeichen „🧾 Mit Claude beim USPTO einreichen".
2. Fragen beantworten: Claude fragt einmal nach Erfindern, Adresse und Firmengröße. Deine Unterschrift tippst du selbst.
3. Unterlagen: Beschreibung, Zeichnungen und die amtlichen Formulare liegen danach unter Ablage → Patente → Name des Patents.
4. Anmelden: Du meldest dich bei Patent Center an. Claude lädt alles hoch und hält auf der Bezahlseite an.
5. Bezahlen und absenden: Das machst du. Claude trägt danach Aktenzeichen und Anmeldetag ein und legt ein To-do für die Frist an.

Grundsätze des Systems: Die KI schlägt vor — der Mensch entscheidet. Kein Geld wird bewegt, nichts wird automatisch ausgeliefert, Vier-Augen vor jeder Auszahlung, jede Firma strikt isoliert, quantensichere Verschlüsselung. · CRM · Demos · Impressum · Datenschutz